در دنیای پرشتاب امروز، چابکی و نظم، کلید طلایی موفقیت هر کسب‌وکاری است. تصور کنید که بتوانید با فشردن یک دکمه، فرآیندهایتان را به طور خودکار اجرا کنید؛ گزارش‌های دقیقی از عملکرد آنها دریافت کرده و در کمترین زمان ممکن به نیازهای مشتریانتان پاسخ دهید. اینجاست که سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار یا BPMS به عنوان یک راهکار قدرتمند، به کمک شما می‌آید. در این مقاله فالنیک قصد داریم به شما بگوییم BPMS چیست، چه مزایایی و کاربردی برای کسبوکار شما دارد، انواع آن کدام است و چطور بهترین BPMS را انتخاب کنید. پس با ما در ادامه همراه باشید تا با دنیای شگفت‌انگیز BPMS آشنا شوید و کلید طلایی نظم و چابکی را به کسب‌وکارتان هدیه دهید.
فهرست محتوا
BPMS چیست؟
عبارت BPMS مخفف “Business Process Management Software” یا “Business Process Management System” است. این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای و مشکلات کسب‌وکارتان را شناسایی و بهبود ببخشید، هزینه را کاهش و راندمان پرسنل را بالا ببرید. این نرم‌افزار بر مدلسازی، اتوماسیون، سنجش و تحلیل عملکرد فرآیندها تمرکز دارد.
تفاوت crm و BPMS چیست؟
BPMS روی فرآیندهای داخلی سازمان و نرم افزار crm بر تعاملات و روابط خارجی سازمان تمرکز دارند. در صورتیکه از یک BPMS و crm استاندارد استفاده کنید، امکان یکپارچه سازی این دو نرم‌افزار با یکدیگر وجود دارد. در بسیاری از crmها ماژولی تحت عنوان BPMS وجود دارد که با خرید و پیاده سازی آن میتوانید به همه قابلیت‌های BPMS دسترسی داشته باشید. پس میتوانید با ادغام این دو نرم‌افزار موارد زیر را بدست آورید:
- اطلاعات مربوط به مشتریان را یکپارچه و خدمات بهتری به آنها ارائه دهید.
- فرآیند پیگیری و رسیدگی به مشتریان را خودکار کرده و زمان و بهرهوری پرسنل را مدیریت کنید.
- تصمیم‌های آگاهانه و بهتری برای کسب‌وکارتان بگیرید.
- فرآیند فروش خود را به بهترین شکل مدیریت کنید.
BPMS یا سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار، نرم‌افزاری است که به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای مختلف سازمانتان را به شکل منظم و کارآمد طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی کنید.
انواع BPMS چیست؟
BPMSها را می‌توان بر اساس معیارهای مختلف دسته‌بندی کرد. در ادامه به برخی از رایج‌ترین دسته‌بندی‌های BPMS اشاره می‌کنیم:
| نوع دسته بندی BPMS | نام BPMS | کاربرد |
| بر اساس نوع فرآیند | BPMS عملیاتی | برای خودکارسازی وظایف تکراری و روزمره در فرآیندهای عملیاتی مانند تولید، سفارش و خدمات مشتریان استفاده می‌شود. |
| BPMS استراتژیک | برای مدیریت فرآیندهای پیچیده و بلندمدت کسبوکار مانند توسعه محصول، برنامهریزی استراتژیک و … کاربرد دارد. | |
| BPMS ترکیبی | برای مدیریت هر دو نوع فرآیند عملیاتی و استراتژیک استفاده می‌شوند. | |
| بر اساس نوع مدل سازی | BPMS مبتنی بر کد | از کدهای برنامهنویسی برای مدلسازی فرآیندها استفاده می‌کند. |
| BPMS مبتنی بر نمودار | از نمودارهای بصری برای مدلسازی فرآیندها استفاده می‌کند. | |
| BPMS ترکیبی | از هر دو روش نمودار و کد برای مدلسازی فرآیندها استفاده می‌کند. | |
| بر اساس نوع استقرار | BPMS On-Premise | در محل سازمان نصب شده و قابل اجرا است. |
| BPMS Cloud-Based | در فضای ابری ارائه شده و از هر نقطه جهان با هر دستگاهی قابل استفاده است. | |
| BPMS ترکیبی | از هر دو روش On-Premise و Cloud-Based استفاده می‌کند. | |
| بر اساس قیمت | BPMS Open Source | رایگان با کدمنبع باز ارائه می‌شود. |
| BPMS Proprietary | رایگان نیست و باید برای استفاده از آن هزینه پرداخت کنید. |
مزایای BPMS چیست؟
BPMS یا سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار، نرم‌افزاری است که به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای مختلف سازمانتان را به شکل منظم و کارآمد طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی کنید. در ادامه برخی از مهمترین مزایای BPMS را بیان می‌کنیم:
افزایش راندمان و بهرهوری:
BPMS وظایف تکراری و دستی را خودکارسازی (اتوماسیون) کرده و در زمان و هزینه بسیار صرفه‌جویی می‌کند. همچنین فرآیندها، گلوگاه‌ها و نقاط ضعف را شناسایی و رفع می‌کند و گردش کار فرآیندها را بهبود بخشیده و باعث افزایش سرعت و راندمان پرسنل می‌شود.
کاهش هزینه‌های سازمان:
با حذف وظایف تکراری و دستی، میتوانید از منابع انسانی خود کارآمدتر استفاده کنید یعنی به آنها فعالیتهای مهمتر سازمان را بسپارید. در اینصورت خطاهای انسانی کاهش، راندمان افزایش یافته و هزینه‌های عملیاتی کلی در سازمان کم می‌شود.
افزایش کیفیت خدمات:
با ارائه خدمات منظم، دقیق، با سرعت بالا و … میتوانید خدمات باکیفیتتری را به مشتریان ارائه کرده و رضایت مشتریان آنها را افزایش دهید.
افزایش انطباق با قوانین و مقررات:
در BPMS تمامی فرآیندها مستندسازی می‌شود؛ در نتیجه میتوانید اطمینان حاصل کنید که آنها با قوانین و مقررات مربوطه مطابقت دارند. در اینصورت حتی از بوجود آمدن تخلفات نیز میتوانید جلوگیری کنید.
افزایش شفافیت و نظارت بر فرآیندها:
با تجزیه و تحلیل داده‌ها و گزارشگیری دقیق، میتوانید به طور کامل از عملکرد فرآیندهای خود آگاه شوید. همچنین براحتی امکان شناسایی نقاط ضعف و قوت را دارید و میتوانید دائم آنها را بهبود ببخشید.
افزایش چابکی و سرعت پاسخگویی به نیازهای مشتریان:
- با خودکار شدن فرآیندهای تکراری و وقتگیر، میتوانید به سرعت نیازهای مشتریان را پاسخ دهید. همچنین میتوانید از مراحل مختلف ارتباط با مشتریان یا نیازهای آنها گزارش بگیرید و داده‌ها را تحلیل کنید تا خدمات بهتری به آنها ارائه دهید.
- با بهبود گردش کار، میتوانید فرآیندها را سریع‌تر و کارآمدتر کنید.
بهبود تصمیم‌گیری:
- با تجزیه و تحلیل داده‌ها، میتوانید اطلاعات دقیق و قابل اعتمادی برای تصمیم‌گیری به دست آورید. سپس برای ادامه کارها یا هدفهای بعدی سازمان، برنامهریزی کنید تا فروش و درآمد خود را افزایش دهید. همچنین با مدلسازی فرآیندها، میتوانید سناریوهای مختلف را شبیه‌سازی و بهترین راه‌حل را انتخاب کنید.
افزایش نوآوری:
با خودکارشدن وظایف تکراری، کارکنان شما زمان و انرژی بیشتری برای خلاقیت در انجام کارها خواهند داشت. همچنین با تجزیه و تحلیل داده‌ها، میتوانید فرصت‌های جدیدی برای نوآوری پیدا کنید.
افزایش رضایت کارکنان:
- با خودکارسازی وظایف تکراری، کارکنان شما از انجام کارهای خسته‌کننده و طاقت‌فرسا رها می‌شوند.
- با ارائه خدمات به طور منظم و کارآمد، رضایت مشتریان افزایش یافته و کارکنان شما انگیزه بیشتری برای کار خواهند داشت و کارکنان شما شادتر می‌شود.
افزایش سهم بازار:
با افزایش راندمان و بهرهوری، میتوانید محصولات و خدمات خود را با قیمت‌های رقابتی‌تر به بازار عرضه کنید. همچنین با افزایش کیفیت خدمات، رضایت مشتریان افزایش یافته و آنها تبدیل به مشتریان وفادار می‌شوند. از طرفی راحتتر میتوانید کمپینهای فروش و بازاریابی را اجرایی کنید. همچنین میتوانید نیازهای مشتریان را به سرعت شناسایی کرده، برای آنها برنامهریزی کنید و از رقبا پیشی بگیرید.
افزایش هوش عملیاتی:
با تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به فرآیندها، میتوانید به اطلاعات دقیقی در مورد عملکرد آنها دست پیدا کنید. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تر و بهتر برای کسب و کار خود بگیرید.
کنترل دسترسی به اطلاعات پرسنل:
با استفاده از BPMS میتوانید سطوح دسترسی مختلفی برای کاربران تعریف کنید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا از اطلاعات محرمانه سازمانتان محافظت کنید.
BPMS یا سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار، نرم‌افزاری است که به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای مختلف سازمانتان را به شکل منظم و کارآمد طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی کنید.
BPMS چه کاربردی در کسبوکار دارد؟
BPMS علاوه بر مزایای اعلام شده در بالا می‌تواند کاربردهای دیگری نیز در واحدهای سازمانی یا صنایع مختلف داشته باشد که در ادامه برخی از آنها را بیان می‌کنیم:
- مدیریت فرآیندهای فروش و بازاریابی
- مدیریت زنجیره تامین
- مدیریت منابع انسانی
- مدیریت خدمات مشتریان
- برنامهریزی تولید
- کنترل کیفیت
- نگهداری و تعمیرات
- مدیریت حساب‌ها و پرونده‌های مشتریان
- مدیریت صورت‌حساب مشتریان
- مدیریت سفارشات
- مدیریت موجودی
- مدیریت خدمات مشتری
- جمع‌آوری مالیات
ویژگیهای BPMS مناسب برای کسب‌وکارها چیست؟
در ادامه به سوال ویژگی BPMS چیست پاسخ می‌دهیم. با دانستن این نکات و بررسی آنها در نرم‌افزارهای موجود میتوانید گزینه‌های بهتر را انتخاب کنید.
ابزارهای بصری قدرتمند
در BPMSها باید نمایش بصری فرآیندها برای کاربران بسیار ساده و قابل درک و تحلیل باشد. همچنین باید استفاده و کاربری آن بسیار ساده بوده و تجربه مطلوبی را برای شما به ارمغان بیاورد.
طراحی فرم‌های آسان
طراحی فرمها بدون نیاز به دانش برنامهنویسی، سرعت و انعطاف‌پذیری را افزایش می‌دهد پس بهتر است BPMS این قابلیت را داشته باشد و در صورت نیاز بتوانید فرمها و نحوه طراحیها را تغییر دهید.
تفویض دسترسی‌های دقیق
سومین ویژگی مهم BPMS امکان تعیین دسترسی در نرم‌افزار است. این دسترسیها می‌تواند بر اساس سمت سازمانی، وظایف و اختیارات هر فرد، امنیت و نظم سیستم باشد.
پشتیبانی از موبایل
چنانچه BPMS انتخابی شما قابلیت پشتیبانی از موبایل را داشته باشد، میتوانید همیشه و در هر مکانی به اطلاعات مدنظر خود دسترسی داشته باشید. همچنین با پیگیری لحظهای کارها میتوانید راندمان و چابکی را افزایش دهید.
کاربری روان و بدون دردسر
عملکرد روان و بدون هنگ کردن، تجربه کاربری مطلوبی را به ارمغان می‌آورد پس یکی از ویژگیهای کلیدی BPMS است. بهترین نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند می‌توانند همزمان اطلاعات و پردازشهای کاربران زیادی را بدون کندی و هنگ کردن پاسخ بدهند.
دیگر ویژگیهای کلیدی برای نرم‌افزار BPMS عبارتند از:
- سهولت ورود به نرم‌افزار BPMS
- هماهنگی با سایر نرم‌افزارهای سازمانی
- گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها
- قابلیت استفاده در سطح وسیع
- معیارهای سنجش عملکرد
- قابلیت اشتراک‌گذاری اطلاعات بین کاربران مختلف
- قابلیت توسعه‌پذیری با رشد سازمان
- …
چطور بهترین BPMS را انتخاب و خریداری کنیم؟
بهترین BPMS چیست؟ اگر سوال شما هم برای خرید BPMS این است باید ابتدا به سوالات زیر به دقت پاسخ دهید تا بتوانید بهترین نرم‌افزار را مطابق با نیازهای کسب‌وکارتان خریداری کنید:
- چه فرآیندهایی را می‌خواهید با BPMS خودکارسازی کنید؟
- چه قابلیت‌هایی برای BPMS شما ضروری است؟
- بودجه‌ای برای BPMS خود در نظر گرفته‌اید، چقدر است؟
- می‌خواهید BPMS به چه شکل مدلسازی فرآیندی را انجام دهد؟
سپس باید از بین BPMS های موجود در بازار تحقیق و گزینه‌های مختلف را با یکدیگر بررسی کنید. در صورت امکان از نسخه آزمایشی آن استفاده کرده و با مشاوره و کارشناسان این حوزه صحبت کنید و ویژگیهای مدنظر خود را بگویید؛ سپس با توجه به بودجه خود و پاسخ دهی به سوالات زیر میتوانید بهترین گزینه را انتخاب کنید.
- BPMS چه قابلیت‌های خودکارسازی را به شما ارائه می‌دهد؟
- BPMS چه ابزارهای تجزیه و تحلیل داده‌ای دارد؟
- چه گزارش‌هایی را میتوانید از BPMS استخراج کنید؟
- آیا رابط کاربری BPMS کاربرپسند است؟
- آیا آموزش‌های کافی برای BPMS ارائه می‌شود؟
- پشتیبانی فنی BPMS چگونه است؟
- هزینه خرید BPMS چقدر است؟
- هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی BPMS چقدر است؟
- BPMS تا چه اندازه می‌تواند با رشد کسب و کار شما مقیاس‌بندی شود؟
- آیا BPMS می‌تواند نیازهای آینده شما را برآورده کند؟
آنچه درباره BPMS آموختیم
در این مطلب ابتدا با تعریف BPMS چیست آشنا شدیم، سپس تفاوت نرم افزار crm و BPMS، مزایا، کاربرد و ویژگیهای مهم BPMS را بیان و در پایان نحوه انتخاب بهترین BPMS را به شما معرفی کردیم. حالا میتوانید باتوجه به نیازهای کسب‌وکارتان بهترین BPMS را انتخاب و نظم و چابکی را به کسب و کار خود هدیه دهید و به اهدافتان دست پیدا کنید. چنانچه برای انتخاب BPMS یا crm نیاز به مشاوره دارید، میتوانید با شماره 02154591983 تماس بگیرید. کارشناسان ما راهنمایی‌های لازم را در اختیارتان قرار می‌دهند.
