چطور بهره وری و راندمان کارکنان را افزایش دهیم؟

متاسفانه، نتایج بررسیها نشان میدهد که بهرهوری بسیار از کارکنان در اکثر صنایع، کمتر از 60 درصد است. این آمار برای کارکنان برخی بخشها به کمتر از 3 ساعت در روز نیز میرسد! همانطور که میبینید، اغلب کارمندان در بخش اعظمی از ساعت کاری خود، آنطور که از آنها انتظار میرود، بهرهوری ندارند. از این رو، بهعنوان یک مدیر باید برای افزایش بهره وری کارکنان خود کاری کنید. البته این کار نباید به تذکردادن محدود شود و باید در عمل هم کاری کنید که کارمندان شما انگیزه بیشتری برای انجام وظایف خود پیدا کنند.
اگر در این زمینه دنبال راهکارهایی علمی و عملی هستید، حتما این مطلب فالنیک را تا انتها مطالعه کنید. در ادامه، ابتدا بهصورت مختصر تعریفی از بهرهوری را به شما ارائه میکنیم و سپس، 13 راهکار کاربردی برای افزایش راندمان کارکنان را به شما معرفی خواهیم کرد. حتما تا انتها با ما همراه باشید.
تجربه نشان دادهاست که استفاده از یک نرمافزار CRM خوب نه تنها رابطه شما با مشتریان را بهبود میبخشد، بلکه با اتوماسیون وظایف کاری، امکان گردش کار و… میتواند بهرهوری کارمندان شما را نیز بهحداکثر برساند. اگر میخواهید بهصورت رایگان از نرم افزار CRM مایکروسافت استفاده کنید، میتوانید در همین صفحه درخواستتان را ثبت کنید یا با شماره 0218363 تماس بگیرید.
فهرست محتوا
بهرهوری کارمندان چیست؟
منظور از بهرهوری، توانایی یک فرد یا گروهی از افراد در تولید حداکثر خروجی با استفاده از حداقل منابع در یک بازه زمانی مشخص است. به عبارت سادهتر، از طریق بهرهوری میتوانید بفهمید که کارمندان شما تا چه اندازه کارآمد و موثر هستند. توجه داشتهباشید که بهرهوری صرفا به کمیت کاری که انجام میشود، بلکه به کیفیت آن نیز مرتبط است. کارمندی که بهرهوری مطلوبی دارد، وظایف محوله خود را بهموقع، با کیفیت بالا و استفاده بهینه از منابع انجام میدهد.
عوامل متعددی وجود دارند که بهرهوری کارکنان را تحت تاثیر قرار میدهد؛ 4 موردی را که در زیر معرفی کردیم، مهمترین این عوامل هستند:
- محیط کار
- اهداف تعیینشده
- آموزش
- سلامتی کارکنان

بهرهوری کارکنان را چطور ارزیابی کنیم؟
ممکن است در نگاه اول، ارزیابی بهرهوری کارکنان دشوار بهنظر برسد؛ اما اگر معیارهای دخیل در این زمینه را بشناسید، میتوانید سنجش بهرهوری را راحتتر انجام دهید. میزان سودآوری، اهداف محققشده و نسبت میزان کار انجامشده به منابع مصرف شده (زمان، هزینه) برخی از این معیارها هستند. موارد دیگری هم هستند که هر چند ملموس بهنظر نمیآیند، اما میتوانند اطلاعاتی کاربردی درباره آنچه واقعا در شرکت شما میگذرد، در اختیارتان قرار دهد. بهعنوان مثال، میتوانیم به نرخ ترک کار و استعفای کارمندان فعلی اشاره کنیم. حالا که با تعریف بهرهوری کارکنان آشنا شدیم و دانستیم که چطور باید آن را ارزیابی کنیم، میتوانیم راهکارهای افزایش بهره وری کارکنان را به شما معرفی کنیم.
چطور راندمان کارکنان را افزایش دهیم؟
اگر افزایش راندمان کارکنان برایتان مهم است و میخواهید محیط کاری امن و پربازدهتری را ایجاد کنید، راهکارهای زیر میتوانند برای شما کارگشا باشند:
1. تحلیل وضعیت کنونی و تعریف مسیر بهرهوری سازمانی
برای افزایش بهره وری کارکنان، در وهله اول باید بدانید کجا ایستادهاید و سپس مقصد نهایی را مشخص کنید. این فرآیند شامل دو مرحله اساسی است: تحلیل وضعیت کنونی و تعریف مفهوم بهرهوری در سازمان شما. از این طریق، میتوانید نقاط قوت و ضعف تیم را شناسایی کرده و بر اساس آن، برنامهای هدفمند تدوین کنید. در زیر، درباره این دو مرحله توضیحات بیشتری ارائه کردهایم:
تحلیل وضعیت کنونی
برای آنکه بدانید از نظر بهرهوری سازمان شما در چه مرحلهای قرار دارد، باید سوالهای زیر را طرح کنید:
- آیا عملکرد مالی سال گذشته شما مورد قبول است؟ آیا به اهداف تعیینشده دست پیدا کردهاید؟
- آیا کارکنان شما توانستهاند به اهداف SMART خود برسند؟
- چه کسانی در دستیابی به اهداف مشکل دارند؟ به این افراد چه کمکی میتوانید بکنید؟
تعریف مفهوم بهرهوری در سازمان
بهرهوری، صرفا کاری را انجامدادن نیست. کارکنان شما باید بهطور کامل درک کنند که اهداف سازمان چیست و انجام وظایف محوله از سوی آنها، چه تاثیری بر تحقق این اهداف دارد. از این طریق، انگیزه و تعهد آنها افزایش بهرهوری آنها بهبود پیدا میکند. به این منظور، کارکنان شما باید بدانند که:
- چرا فروشندگان شما محصول را میفروشند؟
- محصولات و خدمات شما چه دردی از مشتری دوا میکند؟
- چرا تیم بازاریابی برای محصولات شما تبلیغ میکند؟
اگر کارمندان از پاسخ سوالات بالا و بیانیه شرکت درک روشنی نداشتهباشند، میزان تعهد آنها به کار نیز تا حد زیادی کاهش پیدا خواهد کرد.

2. آغاز تغییر را از بخش مدیریت
برای افزایش بهره وری کارکنان، نباید صرفا به اصلاح عملکرد تیم از پایین به بالا بسنده کنید. نقش مدیران در این مسیر حیاتی است. تحقیقات نشان دادهاند که 63 درصد از کارکنانی که از مدیران خود راضی نیستند، در نهایت از شغل خود استعفا میدهند. با تمرکز روی تقویت مهارت مدیران، نهتنها بهرهوری کارکنان را افزایش خواهید داد، بلکه میتوانید انگیزه، رضایت شغلی و تمایل کارکنان به ماندگاری در سازمان را نیز تقویت کنید. برای اعمال چنین رویکردی، میتوانید اقدامات زیر را انجام دهید:
- مدیران را از نظر شایستگی و مهارتها ارزیابی کنید و ببینید که آیا آنها توانایی هدایت تیمها به سمت اهداف تعیینشده را دارند یا خیر.
- برای شناخت نقاط قوت و ضعف مدیران، از زیردستان آنها نظرسنجی کنید.
- بر اساس بازخوردها، راهکارهایی برای بهبود عملکرد مدیران طراحی و اجرا کنید.
- مدیران را وادار کنید نسبت به نتایج عملکرد تیم خود پاسخگو باشند.
3. اهمیتدادن به سلامتی کارمندان
سلامت جسمی و روانی کارکنان نقش مهمی در بهرهوری آنها دارد. همواره بهیاد داشته باشید که کارمندان شما قبل از هر چیزی انسان هستند و استرس، اضطراب و افسردگی و بیماریهای جسمی آنها، بدون شک تاثیر مستقیمی بر بهرهوری آنها خواهد داشت. بنابراین، باید با یکسری اقدامات پیشگیرانه، میزان غیبت و حواسپرتی آنها در سر کار بهخاطر مریضی یا فشارهای روانی را بهحداقل برسانید.
ارائه بیمههای درمانی که مراقبتهای پیشگیرانه را نیز تحت پوشش قرار میدهند، جرای برنامههای سلامتی و تندرستی مانند کلاسهای ورزشی مجازی و برگذاری چالشهای تیمی برای تشویق کارکنان به انجام فعالیتهای سالم گروهی، از جمله این اقدامات پیشگیرانه هستند. با سرمایهگذاری روی سلامت کارکنان، نیروی کار سالمتر، شادتر و مولدتری خواهید داشت.
4. برگزاری جلسات یکبهیک
جلسات 1:1 فرصتی عالی برای تعامل مستقیم با کارمندان و پیگیری وضعیت آنها است. در این جلسات، شما باید از کارمندان بازخورد بگیرید تا مشکلاتی مانند فرسودگی شغلی، بیتفاوتی یا سردرگمی را از همان مراحل ابتدایی شناسایی کنید و برای رفع چالشها و بهبود عملکرد آنها، راهکار و برنامه ارائه دهید. نیازی نیست که این جلسات طولانی شوند؛ حتی یک گفتوگوی 10 دقیقهای میتواند تاثیرگذار باشد و کارکنان شما را در مسیر دستیابی به اهدافشان همراهی کند.

5. سرمایهگذاری روی ابزار، فناوری و افراد درست
افزایش بهره وری کارکنان بدون استفاده از ابزارها و فناوری مناسب چندان امکانپذیر نخواهد بود. سازمانهایی که در بخشهای مختلف خود از ابزارهای ناکارآمد یا فناوریهای قدیمی استفاده میکنند، معمولا از رقبا عقب میمانند. استفاده از ابزارهای دیجیتالی که امکان تعامل یکپارچه را برای کارکنان شما فراهم میکنند، اولین گام در این مسیر است. خوشبختانه، فناوریهای ابری و رواج استفاده از تلفن همراه هوشمند، زمان و هزینه مورد نیاز برای بهکارگیری این ابزارها را سادهتر از قبل کردهاند.
برای انتخاب بهترین ابزارها، باید با تیمهای خود گفتوگو کنید و از آنها بخواهید به سوالهای زیر پاسخ دهند:
- چه ابزارهایی کارکردن را برای شما سادهتر میکند؟
- آیا میتوانید به من بگویید که با سرمایهگذاری روی ابزار () چه مزایایی عایدمان میشود؟
- آیا مرجعی را میشناسید که بتوانیم با هزینه کمتری ابزارهای مورد نیاز شما را خریداری کنیم؟
- فکر میکنید چند وقت پس از استفاده از این ابزارها باید اثرات مثبت آن را مشاهده کنیم؟
همانطور که پیش از این اشاره کردیم، استفاده از CRM مناسب مانند نرم افزار CRM مایکروسافت با قابلیتهایی مثل اتوماسیون وظایف و ایجاد گردش کار، میتواند برای بهبود کارایی کارمندان موثر باشد. اگر تابهحال از این ابزار در سازمانتان استفاده نکردهاید، وقت آن است که با مشورت مدیران بخشهای مختلف و کارمندهایتان، بهترین نرم افزار crm را انتخاب و خریداری کنید.
6. انعطافپذیری در نحوه کارکردن
اگر شما هم از آن دست مدیرانی هستید که تصور میکنند کارکنان شما فقط از ساعت 9 صبح تا 5 عصر کارایی دارند، وقت آن است که کمی در دیدگاهتان تجدید نظر کنید. از آنجایی که ساعات بهرهوری افراد متفاوت است، انعطافپذیری در ساعت و مکان کارکردن، میتواند به افزایش راندمان کارکنان کمک کند. از این طریق، کارمندان شما میتوانند بدون محدودیت زمانی با بهرهوری بیشتری وظایف محوله را انجام دهند و بر موارد مهمتر تمرکز کنند.
برای آنکه این مسئله باعث نشود مدیریت و هماهنگی کارکنان خدشهدار شود، برای برقراری نظم میتوانید قوانین زیر را وضع کنید:
- بهصورت دورهای جلسه برگزار کنید تا همه در جریان آخرین امور و بهروزرسانیها قرار بگیرند.
- با توجه به اینکه احترام به مشتری اولویت بالایی دارد، ساعات معینی را برای ارتباط کارکنان با مشتریان در نظر بگیرید.
- اگر بعضی از کارکنان تمایل دارند که خارج از ساعت اداری کار کنند، نباید از سایر همکاران خود انتظار پاسخگویی سریع داشتهباشند؛ مگر با هماهنگی قبلی.

7. محدودکردن جلسات غیر ضروری
هر چند که جلسه فرصتی برای ایجاد تعامل و همدلی در تیم است، اما برگزاری جلسات مکرر و بیهدف، میتواند به مانع بزرگی بر سر راه افزایش بهره وری کارکنان تبدیل شود. حضور بعضی از کارمندان در برخی جلسات واقعا ضروری نیست و باعث میشود زمان ارزشمند آنها صرف فعالیتهای کماهمیت شود. همین حالا برنامههای جلسات خود را بررسی کنید و سوالهای زیر را از خودتان بپرسید:
- کدام جلسات واقعا ضروری هستند؟
- مدت زمان کدام جلسات را میتوانید کوتاهتر کنید؟
- آیا میتوانید بعضی از جلسات را با یکدیگر ادغام کنید؟
سپس، بار دیگر بر اساس دستورالعمل زیر، در برنامهریزی جلسات بازنگری کنید:
- در صورت امکان، بعضی از جلسات را از یک نشست طولانی یک ساعته به یک استندآپ 10 دقیقهای تبدیل کنید.
- تعداد افراد شرکتکننده را محدود کنید.
- دفعات برگزاری جلسات را کاهش دهید.
- در صورت امکان، جلسات را از طریق ایمیل یا ابزارهای پیامرسان برگزار کنید.
8. بهبود روابط بین فردی کارمندان
یکی از کاربردیترین راهکارها برای افزایش بهره وری کارکنان، ایجاد روابط دوستانه بین کارکنان است. اگر کارمندان شما روابط صمیمانهای با همکاران خود داشتهباشند، معمولا با رضایت و انگیزه بیشتری سر کار حاضر میشوند. این مسئله در شرکتهایی که تیمها و بخشهای مختلف دائما با یکدیگر تعامل دارند، از اهمیت ویژهای برخوردار است. لازم نیست که همه کارکنان شما به بهترین دوستان یکدیگر تبدیل شوند، اما داشتن تعامل مثبت و حرفهای برای موفقیت سازمان ضروری است و نرخ ترک کار را نیز کاهش میدهد.
9. لزوم استفاده از تکنیک پومودورو
استراحت، بخش مهمی از فرایند کار است، اما متاسفانه بسیاری از کارمندان این کار را بهدرستی انجام نمیدهند. از این رو، توصیه میکنیم کارکنان خود را تشویق کنید برای استراحتکردن، از تکنیک پومودورو (Pomodoro) کمک بگیرند. این تکنیک، با تقسیم کار به بازههای زمانی 25 دقیقهای، به کارکنان کمک میکند تا در دورههای متمرکز کار کنند و پس از آن، استراحت کوتاهی داشتهباشند. بهعلاوه، پومودورو در زمینه بهبود نظم شخصی و مدیریت بهتر وظایف بسیار کارآمد است. با کمی تمرین و تذکر شفاهی، میتوانید فرهنگ کارکردن بر مبنای اصول پومودورو را در سازمان خود تثبیت کنید.

10. اهمیتدادن به استرس فردی کارکنان
توجه به استرس فردی، نه تنها به بهبود سلامتی کارمندان شما کمک میکند، بلکه انگیزه و بهرهوری آنان را نیز افزایش میدهد. در رابطه با این موضوع، حتما این مسئله را مد نظر قرار دهید که هر فرد، سطح متفاوتی از استرس را تجربه میکند و نمیتوانیم یک قانون کلی برای مقابله با آن معرفی کنیم. از این رو، بهتر است با برگزاری جلسات یکبهیک، نیازهای خاص هر فرد را شناسایی کنید و منابع و ابزارهای حمایتی مناسب، مانند مشاوره روانشناسی را در اختیار او قرار دهید. همچنین، باید محیطی سرشار از امنیت ایجاد کنید تا کارمندان شما بدون نگرانی از قضاوت یا تنبیه، بتوانند نگرانیها و دغدغههای خود را ابراز کنند.
11. خودداری از میکرومنیجینگ
اگر به افزایش بهره وری کارکنان اهمیت میدهید، میکرومنجینگ را کنار بگذارید. این کار هم اعتمادبهنفس کارمندان را کاهش میدهد و هم بر بهرهروی آنها تاثیر منفی دارد. وقتی در تمامی جزئیات وظایف کارمندان خود دخالت میکنید، این حس را به آنها منتقل میکنید که توانایی لازم برای انجام کارها را ندارند. با ایجاد محیطی که کارکنان در آن احساس توانمندی و اعتمادبهنفس میکنند، شاهد رشد تیم و بهبود نتایج اقدامات آنها خواهید بود. برای جلوگیری از میکرومنجینگ:
- افرادی را استخدام کنید که به تواناییها و مهارتهای حرفهای آنها اعتماد دارید.
- برای انجام وظایف کاری، دستورالعملهایی ساده و قابلفهم وضع کنید.
- بهمنظور بررسی روند پیشرفت کارها، مرتبا جلسه برگزار کنید.
- کمالگرایی را بهحداقل برسانید.
- از کارمندان خود بابت شیوههای مدیریتی بازخورد بگیرید.
12. اهمیت دادن به بهداشت محیط کار
یکی از مهمترین مواردی که تاثیر مستقیمی بر افزایش بهره وری کارکنان دارد، تمیزبودن محیط کار است. شلوغی و کثیفی محیط نه تنها انگیزه کارمندان را کاهش میدهد، بلکه میتواند باعث گسترش بیماریهای مختلفی شود. در این زمینه، از نیروهای خدماتی شرکتتان بخواهید که هر روز فضاهای مشترک را تمیز کنند و بهصورت دورهای (مثلا ماهی یکبار)، یک تمیزکاری اساسی انجام دهند. همچنین، کارمندانتان را ترغیب کنید که میزشان را مرتب و تمیز نگه دارند و به بهداشت فردی اهمیت بدهند.

13. توجه به حقوق و پاداش کارکنان
نباید فکر کنید که پرداخت حقوق کمتر به کارمندان هزینههای شما را کاهش میدهد. اگر حقوق و پاداشی که به کارمندان پرداخت میکنید کفاف زندگیشان را ندهد، آنها مجبور میشوند برای جبران این نقصان، به موازات کار ثابت خود، به پروژههای دیگری نیز مشغول شوند. این مسئله مستقیما بهرهوری آنها را تحت تاثیر قرار میدهد و در درازمدت، هزینههای هنگفتی را به شما تحمیل میکند. اگر کارمندان از حقوقشان راضی باشند، فرصت بیشتری برای استراحت و تجدید قوا خواهند داشت و با انرژی ذهنی و خلاقیت بیشتری وظایف روزانه خود را انجام میدهند.
افزایش بهره وری کارکنان یک شبه انجام نمیشود!
هر چند که افزایش راندمان کارکنان چالش بسیار بزرگی برای اغلب مدیران محسوب میشود، اما با پیادهسازی راهکارهایی که در این مطلب به شما معرفی کردیم، بهزودی شاهد تغییرات مثبت در بهرهوری و کارایی تیمتان خواهید بود. ایجاد این تغییرات کوچک اما موثر، بهتدریج محیط کاری شما را به فضایی پربارتر و هماهنگتر تبدیل میکند. توجه کنید که استمرار، کلید افزایش بهره وری کارکنان است و نباید انتظار نتایج سریع و یکشبه را داشتهباشید. شما از چه راهکارهایی برای بهبود بهرهوری کارمندانتان استفاده میکنید؟ تجربههای خود را با ما هم بهاشتراک بگذارید. برای استفاده از نسخه رایگان نرم افزار CRM مایکروسافت میتوانید با شماره 0218363 تماس بگیرید یا در همین صفحه درخواستتان را ثبت کنید.