از آنجایی تیم فروش در خط مقدم کسب‌وکار شما قرار دارد و عملکرد آن به طور مستقیم بر رشد و سودآوری تاثیر می‌گذارد، ایجاد یک تیم فروش کارآمد و بهره‌ور بسیار حائز اهمیت است. البته توجه کنید که وقتی از افزایش بهره وری تیم فروش صحبت می‌کنیم، منظورمان سخت‌تر یا طولانی‌تر کارکردن نیست. این مفهوم، به ایجاد محیطی کارآمد و مشارکتی اشاره دارد که به اعضای تیم کمک می‌کند وظایف خود را با اثربخشی و کارآمدی بیشتری انجام دهند. شاید بپرسید چه عواملی باعث می‌شود یک تیم فروش بهره‌وری بیشتری داشته باشد؟ آیا اصلا راهکارهایی وجود دارد که بتوان با اجرای آن‌ها نتایج فوق‌العاده‌ای کسب کرد؟ اگر می‌خواهید با این سوال‌ها آشنا شوید و با 9 استراتژی علمی و عملی برای افزایش بهره‌وری آشنا شوید، حتما با ما همراه باشید. در ادامه، پس از بررسی اهمیت بهره‌وری و نحوه اندازه‌گیری آن، به شما خواهیم گفت که به‌کارگیری این راهکارها و استفاده از ابزارهایی مثل نرم افزار CRM مایکروسافت چطور می‌تواند بهره‌وری تیم فروش شما را بیشتر کند. پس، تا انتها با ما همراه باشید.
چرا بهره‌وری تیم فروش مهم است؟
در دنیای رقابتی و پرسرعت امروز ما که به‌طور فزاینده‌ای دیجیتالی شده‌است، هر جنبه‌ای از کسب‌وکار را باید به‌گونه‌ای بهینه‌سازی کنیم که دستیابی به حداکثر بهره‌وری در فروش، محقق شود. امروزه دیگر بهره‌وری تیم فروش یک مزیت نیست؛ بلکه ضرورتی اساسی به‌حساب می‌آید. در ادامه، تعدادی از مهم‌ترین مزایای افزایش بهره وری تیم فروش را به شما معرفی کرده‌ایم:
- رشد پایدار و قابل‌تکرار حتی در شرایط بی‌ثبات بازار و فشارهای رقابتی
- پیش‌بینی دقیق عملکرد، اهداف فروش و درآمد شرکت در آینده
- افزایش رضایت شغلی و کاهش ترک کار
- افزایش سطح تعامل کارکنان و در نتیجه، موفقیت در دستیابی به اهداف
- افزایش ثبات و دستیابی مداوم به اهداف سالانه
بهره‌وری تیم فروش را چطور ارزیابی کنیم؟
پیش از آنکه بخواهیم برای افزایش بهره وری تیم فروش اقدامی بکنیم، باید بدانیم که این مفهوم چطور اندازه‌گیری می‌شود و چه معیارهایی در این زمینه حائز اهمیت هستند. به‌طور کلی، بهره‌وری فروش شامل سه بخش کارایی، اثربخشی و عملکرد است. با تحلیل این سه بخش، شما می‌توانید بفهمید که کارشناس‌های فروش چطور از زمانشان استفاده می‌کنند و این مسئله، چه تاثیری بر درآمد دارد. در جدول زیر نمونه‌هایی از معیارهای مربوط به هر بخش را به شما ارائه کرده‌ایم:
| کارایی (Efficiency) | اثربخشی (Effectiveness) | عملکرد (Performance) |
| زمان صرف‌شده برای به‌روزرسانی CRM | تماس‌های گرفته‌شده | درصد دستیابی به سهمیه فروش |
| زمان صرف‌شده برای تولید محتوا | پیشنهادهای ارسال‌شده | میانگین اندازه معاملات |
| زمان صرف‌شده برای جستجوی منابع | تعاملات فروش در شبکه‌های اجتماعی | نرخ موفقیت در معاملات |
بنابراین، علاوه بر تمرکز بر مواردی مثل میزان دستیابی به اهداف فروش، تعداد تماس‌های برقرارشده، ایمیل‌های ارسال‌شده و… بهتر است موارد بالا را هم مد نظر قرار دهید. هر چند که این موارد تصویری از میزان کار انجام‌شده توسط کارشناس‌های فروش را به شما عرضه می‌کند، اما الزاما درباره بهره‌وری تیم، هیچ اطلاعاتی به شما نمی‌دهد.
9 راهکار عملی برای افزایش بهره وری تیم فروش
برای افزایش بازدهی تیم فروش، نیازی نیست که حتما در کل فرایند بازنگری کنید. انجام یک‌سری اقدامات کوچک و هوشمندانه و استفاده از ابزارهای مناسب، به‌مرور زمان به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند. در زیر، 9 استراتژی کاربردی و اثربخش برای بهبود بهره‌وری تیم فروش به شما ارائه کرده‌ایم:
1. استفاده از نرم‌افزار CRM
اگر هنوز در سازمانتان از نرم‌افزار CRM استفاده نمی‌کنید، آب دستتان است همین حالا زمین بگذارید و بلافاصله یک نرم‌افزار CRM مناسب مثل CRM مایکروسافت خریداری کنید. بدون استفاده نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری، عملا افزایش بهره‌وری امکان‌پذیر نیست و راهکارهایی که در ادامه معرفی می‌کنیم نیز کارایی نخواهند داشت. این ابزار، از 6 جنبه مهم بهره‌وری و کارآمدی تیم فروش شما را افزایش می‌دهد:
- جمع‌آوری اطلاعات مشتریان در یک پایگاه داده متمرکز: این قابلیت به تیم فروش شما کمک می‌کند که به اطلاعات و تاریخچه تعاملات مشتری دسترسی سریع‌تری داشته‌باشند و با پاسخ‌دهی سریع‌تر و شخصی‌سازی تعاملات، معاملات بیشتری را نهایی کنند.
- اتوماسیون وظایف تکراری: با استفاده از این ابزار، می‌توانید وظایف تکراری مانند دیتا اینتری، ارسال ایمیل‌های پیگیری، یادآوری جلسات و… را خودکار کنید تا اعضای تیم فروش برای انجام فعالیت‌های کلیدی مانند ایجاد روابط با مشتریان و بستن معاملات، زمان بیشتری در اختیار داشته‌باشند.
- پیش‌بینی فروش: اغلب نرم‌افزارهای CRM دارای ابزارهای پیش‌بینی هستند؛ تیم فروش شما با استفاده از این ابزارها می‌توانند روندهای بازار و فروش را تحلیل کنند و تصمیم‌های استراتژیک‌تری بگیرند. این قابلیت، بر تخصیص کارآمد منابع و تدوین برنامه‌های پیشگیرانه نیز کمک می‌کند.
- پیگیری عملکرد تیم: CRM گزارش‌های تحلیلی از شاخص‌های کلیدی مانند نرخ تبدیل، اندازه معاملات و طول چرخه فروش در اختیار تیم شما قرار می‌دهد. با استفاده از این گزارش‌ها، شما و آن‌ها می‌توانید نقاط قوت و ضعف تیم را شناسایی کنید و آن‌ها را بهبود ببخشید.
- یکپارچگی بیشتر در کار تیمی: به‌کارگیری نرم‌افزار CRM باعث می‌شود که همه کارکنان به اطلاعاتی به‌روز و دقیق در اختیار داشته‌باشند و تجربه بهتر و یکپارچه‌تری را برای مشتریان رقم بزنند.
- افزایش تعامل با مشتریان: نرم‌افزار CRMحاوی ابزارهایی مثل اولویت‌بندی سرنخ‌ها و شخصی‌سازی ارتباطات است که کارشناس‌های فروش شما با استفاده از آن‌ها می‌توانند تعاملات شخصی‌تر و موثرتری با مشتریان داشته‌باشند و وفاداری و رضایت آن‌ها را افزایش دهند.
پیشنهاد مطالعه: آیا می‌خواهید فروش خود را دو برابر کنید؟ داینامیکس 365 را امتحان کنید!
2. تعیین اهداف و انتظارات مشخص
یکی از اصلی‌ترین دلایل سردرگمی تیم فروش شما و کاهش بهره‌وری آن، نبود اهداف و انتظارات شفاف است. اگر کارشناس‌های فروش ندانند که چه کاری باید انجام دهند و چرا آن کار اهمیت دارد، اقدامات پراکنده و بدون تمرکزی خواهند داشت. برای جلوگیری از بروز این مشکل و افزایش بهره وری تیم فروش، باید انتظارات روشنی را برای اعضا تعریف کنید و آن‌ها را در جریان اهداف بزرگ سازمان، مسیر رسیدن به آن‌ها و نقش هر یک از اعضا در دستیابی به موفقیت تیم، قرار دهید.
توجه کنید که چون هر فرد در تیم فروش ظرفیت متفاوتی دارد، هدف‌گذاری هم باید به‌صورت فردی انجام شود و هم به‌صورت گروهی. به‌علاوه، اعضای تیم باید با شاخص‌های سنجش موفقیت آشنا باشند تا نسبت به عملکرد خود مسئولیت‌پذیر باشند و دقیق‌تر بدانند که چگونه به موفقیت شرکت کمک می‌کنند. مهم‌ترین شاخص‌های سنجش موفقیت در ادامه ارائه شده‌است:
- شاخص‌های پیش‌نگر (Leading Indicators): این شاخص‌ها مواردی مانند تعداد جلسات برنامه‌ریزی‌شده، مکالمات انجام‌شده و دموهای ارائه‌شده که فعالیت‌های جاری را اندازه‌گیری می‌کنند، شامل می‌شود.
- شاخص‌های آینده‌نگر (Lagging Indicators): این شاخص‌ها شامل مواردی مثل تعداد معاملات بسته‌شده، درآمد و میزان موفقیت در حفظ مشتریان را شامل می‌شوند.
3. اتوماسیون کارهای تکراری و زمان‌بر
با اتوماسیون فعالیت‌های دستی و تکراری، اعضای تیم فروش شما دیگر زمان خود را برای انجام کارهای زمان‌بر و کم‌ارزش صرف نخواهد کرد. در عوض، آن‌ها می‌توانند روی فعالیت‌های مهم‌تری مثل بستن قراردادها و ایجاد ارتباطات موثر تمرکز کنند. ابزارهای مختلفی برای اتوماسیون وجود دارد که یکی از آن‌ها (همان‌طور که در بخش قبلی نیز به آن اشاره کردیم) نرم‌افزار CRM است. این ابزار و سایر ابزارهای اتوماسیون، می‌توانند فعالیت‌های زیر را خودکار کنند:
- ارسال ایمیل‌های پیگیری
- برنامه‌ریزی جلسات
- مدیریت داده‌ها
- ثبت اطلاعات مشتریان و به‌روزرسانی خودکار پایگاه داده‌ها
- تخصیص خودکار سرنخ‌ها به نمایندگان فروش بر اساس منطقه یا تخصص
4. شناسایی ناکارآمدی‌ها در فرایند فروش
اگر از بهره‌وری تیم فروش خود رضایت کافی ندارید، حتما فرایندهای فروش را مورد بررسی قرار دهید و نقاط قوت و ضعف آن را شناسایی کنید. این مسئله هم بر افزایش بهره وری تیم فروش موثر است و هم از بروز مسائل بغرنج‌تر جلوگیری می‌کند. برای انجام این کار، تک‌تک مراحل فروش، از جذب مشتریان احتمالی تا بستن قرارداد، را بررسی کنید. هنگام بررسی هر مرحله، سوالات زیر را از خودتان بپرسید:
- آیا واقعا وجود این مرحله ضروری است؟
- چگونه می‌توانیم فعالیت این مرحله را به شکل موثرتری انجام دهیم؟
- آیا راهی برای سرعت‌بخشیدن به چرخه فروش وجود دارد؟
سپس، بررسی کنید که تکمیل هر مرحله چقدر طول می‌کشد؛ اگر زمان صرف‌شده زیاد است و در عین حال، نتیجه قابل توجهی حاصل نمی‌شود، بهتر است در آن بازنگری کنید. همچنین، ببینید که ریزش مشتری دقیقا در کدام نقطه از فرایند فروش رخ می‌دهد و با هم‌فکری سایر اعضا، راهی برای بهبود آن پیدا کنید.
5. حذف جلسات غیر ضروری
هر چند که جلسات می‌توانند ابزاری موثر برای هماهنگی و اطلاع‌رسانی باشد، اما افراط در این قضیه، می‌تواند نتیجه عکس داشته‌باشد و به کاهش بهره‌وری منجر شود. پیش از برنامه‌ریزی برای هر جلسه‌ای، از خود بپرسید که آیا می‌توان این موضوع را با ایمیل حل کرد؟ اگر پاسخ مثبت است، به ارسال ایمیل اکتفا کنید تا تیم فروش زمان خود را برای انجام فعالیت‌های ارزشمندتر و موثرتر صرف کنند. برای آنکه کارآمدی جلسات خود را افزایش دهید، توصیه می‌کنیم از راهکارهای زیر کمک بگیرید:
- اگر برگزاری جلسه ضروری است، حتما آن را به‌صورت حضوری برگزار کنید.
- از قبل، افراد شرکت‌کننده در جلسه را در جریان موضوع و هدف برگزاری قرار دهید.
- برای جلسه یک بازه زمانی مشخص تعیین کنید و سعی کنید در همین بازه، درباره موضوعات مد نظر بحث و گفت‌وگو کنید.
6. بهبود فرایند آنبوردینگ (onboarding) نیروهای جدید
فرآیند آنبوردینگ (آشنایی و آموزش اولیه) نیروهای جدید، مستقیما بازدهی عملکرد آن‌ها در آینده و میزان تطبیقشان با تیم فروش را تحت تاثیر قرار می‌دهد. در نتیجه، برای افزایش بهره وری تیم فروش، بیش از قبل باید روی مسئله آنبوردینگ تمرکز کنید. برای بهبود این فرایند، می‌توانید از راهکارهایی که در ادامه ارائه می‌کنیم، کمک بگیرید:
- با ارائه منابع آموزشی کامل، نیروهای جدید را با فرایندها و ابزارهای مورد نیاز آشنا کنید.
- نیروی جدید را به سایر اعضای تیم و مشتریان اصلی خود معرفی کنید.
- از همان ابتدا، اهداف مشخص و واقع‌بینانه‌ای برای نیروی جدید تعیین کنید.
- یکی از نیروهای باسابقه خود را مسئول آموزش و راهنمایی او قرار دهید.
- فرایند فروش را به‌طور کامل برای نیروی جدید شرح دهید.
- فرصتی فراهم کنید تا نیروهای جدید با سایر بخش‌های شرکت آشنا شوند.
7. آموزش مداوم کارمندان
فرایند آموزش کارکنان نباید با پایان آنبوردینگ متوقف شود. برای افزایش بهره وری تیم فروش، اعضای تیم باید دائما آموزش ببینند و با روندهای بازار و استراتژی‌های جدید فروش آشنا شوند. سرمایه‌گذاری روی این مورد، بدون شک در درازمدت و حتی کوتاه‌مدت، بازدهی بسیار بالایی دارد و مستقیما بهره‌وری و موفقیت تیم فروش را تحت تاثیر قرار می‌دهد. به‌علاوه، روحیه تیمی را بهبود می‌بخشد و فرهنگ یادگیری را در سازمان تقویت می‌کند.
8. هماهنگی تیم‌های بازاریابی و فروش
در صورتی که تیم‌های بازاریابی و فروش شما با یکدیگر هماهنگ نباشند، با کاهش بهره‌روی و ازدست‌رفتن فرصت‌ها مواجه خواهید شد. اما اگر این دو تیم، با یکدیگر هماهنگ شوند، شرکت شما به دستاوردهای شگفت‌انگیزی دست پیدا خواهد کرد. تحقیقات نشان داده‌اند که این هماهنگی، رشد 2.4 برابری در درآمد و رشد 2 برابری در سودآوری را به‌همراه دارد. برای آنکه با 5 استراتژی کاربردی و اثبات‌شده برای تقویت هماهنگی این دو تیم آشنا شوید، حتما مطلب ترفندهای طلایی برای هماهنگی تیم های فروش و بازاریابی را در وبلاگ فالنیک بخوانید.
9. سرمایه‌گذاری روی مدیران فروش
از آنجایی که مدیران فروش نقشی کلیدی در بهره‌وری تیم‌های فروش ایفا می‌کنند، سرمایه‌گذاری روی آن‌ها نه‌تنها یک اقدام استراتژیک بلکه یک ضرورت برای بهبود بهره‌وری و افزایش راندمان تیم فروش است. این افراد، هم رهبران و راهنمایان تیم هستند و هم وظیفه تعیین اهداف فروش، تدوین استراتژی‌ها و ایجاد انگیزه در تیم را بر عهده دارند. همچنین، توانایی آن‌ها در ارائه یک چشم‌انداز روشن و هدایت موثر، تاثیری مستقیم بر عملکرد و انگیزه فروشندگان دارد. در نتیجه، سرمایه‌گذاری روی آموزش و بهبود مهارت‌های مدیران فروش، در نهایت باعث بهبود موفقیت تیم فروش و رشد کسب‌وکار خواهد شد.
پیشنهاد مطالعه: مدیران فروش چه تاثیری در ساخت فرآیند فروش دارند؟
افزایش بهره وری تیم فروش؛ از تغییرات کوچک تا نتایج بزرگ!
با به‌کارگیری راهکارهای ساده‌ای که در این مطلب به شما معرفی کردیم، می‌توانید بدون ایجاد تغییرات اساسی در فرایندها، راندمان تیم فروش را افزایش دهید. به‌خاطر داشته‌باشید که نیازی نیست همه چیز را یک‌جا تغییر دهید؛ باید صبور باشید و راهکارهای مختلف را امتحان کنید تا به نتیجه دلخواهتان برسید. با کمی تلاش و برنامه‌ریزی هوشمندانه، به جهشی چشمگیر در عملکرد تیم فروش‌تان دست پیدا خواهید کرد.
آیا راهکار دیگری می‌شناسید که برای افزایش بهره وری تیم فروش موثر باشد؟ حتما آن را در بخش نظرات با ما نیز به‌اشتراک بگذارید. اگر می‌خواهید از نسخه رایگان CRM مایکروسافت استفاده کنید، می‌توانید در همین صفحه درخواستتان را ثبت کنید یا با شماره 0218363 تماس بگیرید.
