زمانی که سازمانی بخواهد پروژه جدیدی را شروع کند، زیرساخت‌های فناوری خود را تغییر دهد یا حتی خریدی عمده داشته باشد، از درخواست پیشنهاد برای نیازمندی‌ها یا RFP استفاده می‌کند. RFP برای فروشنده یا پیمانکار ارسال می‌شود تا بر اساس نیاز مشتری راه حل مورد نیاز ارائه یا محصول آماده سازی و فروخته شود.
یکی از مهم‌ترین استفاده‌‌های RFP در شرکت‌های متوسط و بزرگ، در زمان خرید crm است. با توجه به قیمت و اهمیت بالای این محصول، تهیه RFP درست و جامع بسیار اهمیت دارد. در نتیجه تصمیم گرفتیم در این مطلب فالنیک تمام نکات مهم پیرامون تهیه یک RFP استاندارد را به شما آموزش دهیم تا بتوانید در زمان لازم بهترین RFP را برای شرکت خود تهیه و برای پیمانکار ارسال کنید. تهیه یک RFP درست می‌تواند از بروز اختلافات و پرداخت هزینه‌های گزاف به پیمانکار جلوگیری کند. برای دانلود کاتالوگ این مقاله روی کلمه «کاتالوگ RFP CRM» کلیک کنید.
فهرست محتوا
RFP چیست؟
RFP یک سند تجاری است که جزئیات کار و مشخصات پروژه را برای پیمانکاران یا فروشندگان مختلف توصیف می‌کند. پس از ارسال RFP برای پیمانکاران مختلف، شرکت‌ها پیشنهادات خود را برای سازمان درخواست کننده ارسال می‌کنند. سپس در سازمان، مسئول بررسی و صحت سنجی اطلاعات پروژه مشخص شده و پس از بررسی نکات اعلامی در RFP، نقاط قوت و ضعف شرکت ارسال کننده و نیازهای او مشخص شده و برنامه ریزی جهت قیمت گذاری و زمان تحویل پروژه انجام می‌شود.
RFP مخفف کلمه Request For Proposal به معنای درخواست پیشنهاد برای نیازمندی‌ها یا درخواست تجاری است. این سند در مناقصات، خریدهای عمده شرکت‌های دولتی و شرکت‌های متقاضی CRM بسیار کاربرد دارد.
به کمک RFP اطلاعات دقیقی در مورد کسب و کار شرکت خریدار نرم افزار و تمامی نیازها و الزامات به شرکت فروشنده اعلام می‌شود تا بر اساس آنها راهکاری مناسب به مشتری ارائه شود.
فرق RFP و RFQ چیست؟
RFQ مخفف Request For Quote یا درخواست قیمت است اما RFP درخواست پیشنهاد است. زمانی که شما بدانید دقیقا چه محصولی را نیاز دارید برای مقایسه قیمت‌ها و انتخاب فروشنده از RFQ استفاده می‌کنید؛ اما RFP برای مرحله قبل از خرید است. مشتری زمانی که RFP را ارسال می‌کند در حال بررسی محصولات مختلف و میزان پاسخدهی آنها به نیازها و راهکارهای ارائه داده شده در آنهاست. در واقع در این مرحله شرکت باید فاکتورهای زیادی را علاوه بر قیمت ارزیابی کند.
RFP چه مزایا و معایبی دارد و چرا باید RFP بنویسیم؟
از نظر شرکت‌های مختلف RFP مزایا و معایب مختلفی دارند که در ادامه با آنها آشنا می‌شویم:
مزایای RFP:
- چنانچه RFP درستی تهیه شود، میتوانید آن را برای شرکت‌های مختلف بفرستید تا پیشنهادات مختلفی را بر اساس نیاز خود دریافت و بهترین گزینه را انتخاب کنید.
- فرآیندها و روال‌های مختلف شرکت در واحدهای تجاری به طور کامل مشخص شده و در صورت نیاز امکان اصلاح آنها وجود دارد.
- با مشخص شدن دقیق نیازها و الزامات شرکت، پیمانکاران می‌توانند راهکارها و ماژول‌های مختلفی را برای پاسخگویی به نیازها به شما ارائه دهند.
- امکان قیمت گذاری و زمان تحویل پروژه‌ها به طور دقیق توسط پیمانکار امکان پذیر است و این موضوع از بروز اختلافات بعدی جلوگیری می‌کند.
معایب RFP:
بزرگترین و مهم‌ترین عیب RFP داشتن به نیروهای مختصص و آشنا به روال‌های سازمان و زمان لازم برای تکمیل یک RFP استاندارد خواهد بود. اما نگران نباشید ما در ادامه تمامی نکاتی که باید در ارتباط با تولید یک RFP استاندارد بدانید را به شما آموزش می‌دهیم. در اینصورت پرسنل مختلف شما در هر واحد تجاری می‌توانند قسمت‌های مرتبط با خود را تکمیل کنند. همچنین میتوانید یک نفر را مسئول این پروژه قرار دهید و طی برگزاری جلسه با مدیران سازمان، این فرم را تهیه و برای سالیان متوالی از آن استفاده کنید.
مراحل تولید RFP CRM چیست؟
تهیه RFP یکی از مهم‌ترین بخش‌های برای خرید موفق یک نرم افزار crm است. در ادامه با مراحل مختلف تهیه RFP CRM آشنا می‌شویم.
چنانچه می‌خواهید اطلاعات جزئی‌تر درباره سی آر ام بدست آورید میتوانید مقالات «crm چیست» و «نرم افزار crm چیست» را مطالعه کنید.
مرحله اول: اطلاعات پایه شرکت
در اولین مرحله تهیه RFP CRM جمع آوری اطلاعات شرکت است. ابتدا باید اطلاعات اولیه شرکت مانند نام شرکت، تعداد کارکنان، زمینه فعالیت، اطلاعات تماس، سایت و … ذکر شود. این مرحله بیشتر جنبه آشنایی کارشناسان با شرکت شما را دارد و راه‌های ارتباطی مشتریان با شرکت شما را مشخص می‌کند.
مرحله دوم: مشخص کردن اهداف شرکت از خرید crm
در مرحله دوم تهیه RFP CRM باید بدانید به چه دلیل می‌خواهید crm را در شرکت‌تان راه اندازی کنید. آیا استراتژی مناسبی برای پیاده سازی crm دارید؟ آیا زیرساخت‌های لازم برای crm را دارید؟ این اهداف می‌تواند برای شما منحصربفرد باشد یا از بین گزینه‌های زیر انتخاب شود.
- افزایش نرخ تبدیل مشتریان
- کاهش زمان پاسخگویی به مشتریان
- مدیریت کردن اطلاعات مشتریان در یک سیستم یکپارچه
- ارائه خدمات بهتر به مشتریان و افزایش وفاداری آنها
- مدیریت کمپین‌های تبلیغاتی
- نظارت بر عملکرد پرسنل مختلف سازمان
- مدیریت اسناد و اطلاعات پرسنل
- گزارش گیری‌های پیشرفته
- …
ماکروسافت یکی از بهترین نرم افزار crm موجود در بازار است که به شرط تحویل RFP استاندارد می‌توانند تمامی نیازهای شما را پاسخ بدهد.
مرحله سوم: اعلام نرم افزار و سخت‌افزارهای مورد استفاده
در این مرحله باید تمام نرم افزارها و سخت افزارهایی که پرسنل در واحد مختلف از آن استفاده می‌کنند به همراه تعداد کاربران آنها اعلام کنید. این موارد شامل تمامی نرم افزارهای مالی، بازاریابی، فروش، انبارداری، خدمات، باشگاه مشتریان و … می‌شود. همچنین در صورتی‌که سازمان شما از سخت افزارهای به خصوص مانند voip، فکس، سانترال، سرور و … استفاده می‌کند باید مدل و مشخصات آنها را اعلام کنید.
یکی از مزایای نرم افزار ماکروسافت crm نسبت به سایر crmها این است که می‌تواند به نرم افزارهایی که Api استاندارد دارند، متصل شده و اطلاعات مشتریان را به crm منتقل کند. به این جهت میتوانید در زمان تولید RFP تمامی نرم افزارهای مورد تایید خود را اعلام کنید تا کارشناسان ما امکان سنجی آن را بررسی کنند.
مرحله چهارم: اعلام لیست فرم‌ها
یکی از بهترین قابلیت‌های CRM ماکروسافت، امکان ایجاد فرم‌های مختلف با توجه به نیاز شرکت شماست؛ در نتیجه باید لیست فرم‌هایی که در شرکت از آنها استفاده می‌کنید را وارد و یک نمونه تکمیل شده آن را همراه با RFP برای شرکت ارسال کنید. در اینصورت کارشناسان می‌توانند تمامی فرم‌های مورد استفاده شما را به صورت سیستمی درآورند. در نتیجه میتوانید از طریق سیستمی آنها را تکمیل و اطلاعات آنها را در سیستم خود ذخیره سازی کنید. این کار مزایای مختلفی را برای شما بدنبال دارد که از جمله آن می‌توان به صرفه جویی در مصرف کاغذ و زمان، عدم نیاز به زونکن و محل مخصوص برای بایگانی اطلاعات، دسترسی همه افراد سازمان به اطلاعات، امکان تغییر سریع و آسان اطلاعات چند شده در چند دقیقه، امکان گزارش گیری از اطلاعات ثبت شده و … اشاره کرد.
با این قابلیت میتوانید برای فرآیندهای مختلف در سازمان خود بدون نیاز به دانش برنامه نویسی فرم سازی کنید. همچنین در صورت تمایل میتوانید برای این فرم‌ها میزان دسترسی را تعیین کنید تا همه پرسنل به فرم‌های خاص شما دسترسی نداشته باشند. از جمله فرم‌های مورد نیاز شرکت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- فرم اطلاعات سرنخ، مشتری و شرکت‌های همکار
- فرم اطلاعات محصولات شرکت
- فرم نظرسنجی مشتریان
- فرم ثبت شکایت مشتریان
- فرم اطلاعات پرسنلی
- فرم قراردادهای شرکت
- فرم پیش فاکتور و فاکتور مشتری
- …
برخی از این فرم‌ها جنبه عمومی دارند و می‌توانند همه پرسنل به آنها دسترسی داشته باشند. اما برخی از فرم‌ها که جنبه محرمانه دارند باید فقط برای پرسنل خاص یا مدیران سازمان قابل دسترس باشند.
برای طراحی فرم‌های مختلف باید فرآیندهای سازمان‌تان را به خوبی بدانید. برای دسترسی راحت‌تر به این موضوع باید به کمک فلوچارت‌ها فرآیندهای مختلف سازمان‌تان را ایجاد کنید. این فرآیندها می‌تواند به شرکت پیمانکار بسیار کمک کند.
مرحله پنجم: لیست گزارشات مشتری
یکی دیگر از بهترین قابلیت‌های نرم افزار CRM امکان گزارش گیری از اطلاعات مختلف موجود در دیتابیس شما است. به کمک این قابلیت شما میتوانید سی آر ام خود را به انواع نرم افزارهای هوش تجاری متصل کنید. همچنین با توجه به نوع داده‌ها گزارشات مختلف کمی یا کیفی بگیرید و داده‌ها را تحلیل کنید.
در این مرحله بهتر است شاخصه‌ها و گزارشاتی که به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه لازم دارید را به شرکت اعلام کرده و چند مدل از این گزارشات را به همراه RFP ارسال کنید. در این صورت امکان داشبورد سازی برای گزارش گیری ساده‌تر شما در نرم افزار فراهم می‌شود.
مرحله ششم: لیست نیازمندی‌ها و مشکلات سازمان
در مرحله ششم تهیه RFP CRM باید مشکلاتی که در حال حاضر در سازمان شما وجود دارد یا تصور می‌کنید بعد از پیاده سازی CRM ممکن است گریبان گیر شما شود را ثبت کنید. این مشکلات برای سازمان‌های مختلف، متفاوت است اما برخی از آنها که در شرکت‌های مختلف وجود دارند، عبارتند از:
- سابقه، تاریخچه، رفتار و علائق مشتری دائم از بین می‌رود.
- با خروج پرسنل بخشی از اطلاعات از بین می‌رود.
- امکان نظارت بر کار پرسنل و پیاده سازی KPI سازمانی وجود ندارد.
- اطلاعات سازمان در چند نرم افزار مالی، بازاریابی، انبارداری و … وجود دارد و یکپارچه نیست.
- گزارش گیری فرآیند بسیار طولانی است و نیمی از زمان شما را می‌گیرد.
- امکان دستیابی به اطلاعات سازمان برای پرسنل دورکار شما وجود دارد.
- …
پس از اعلام مشکلات و محدودیت‌های سازمان میتوانید از بین ماژول‌هایی که برای CRM ماکروسافت وجود دارد، مواردی که درخواست دارید را ثبت کنید. در این صورت علاوه بر قابلیت‌های پایه نرم افزار، ویژگی‌های جدیدی به CRM افزوده می‌شود که کارایی آن را بسیار بیشتر می‌کند. از جمله این قابلیت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ماژول ارتباط با ایمیل
- ماژول ارتباط با پیامک (امکان ارسال پیامک گروهی)
- ماژول ارتباط با WhatsApp
- ماژول ارتباط با Skype
- ماژول ارتباط با Telegram
- ماژول ارتباط API با CRM
- شمارنده خودکار تماس
- ماژول اطلاع رسانی برای فعالیت ها (نوتیفیکیشن)
- ماژول ارتباط با ایمیل MailerLite
- ماژول منابع انسانی
- ماژول لجستیک (ارتباط با لوجیکو – الوپیک و …)
- ماژول مدیریت شکایات و نظرسنجی
- ماژول مالی (ارتباط با نرم افزارهای مالی مثل سپیدار و …)
- ماژول مدیریت فعالیت‌ها
- ماژول ارتباط با تلفن
- ماژول ارتباط با نمابر
- فارسی ساز و تقویم شمسی
- ارتباط با سایت های WooCommerce
- باشگاه مشتریان
- ماژول آموزشگاه
- ماژول انبار
- ارتباط با سایت های WordPress
- پیاده سازی انواع پورتال
- ماژول مدیریت قراردادها
- ماژول دریافت و پرداخت
- ماژول تیکتینگ
- …
تمامی این ماژول‌ها امکان فعال سازی روی ماکروسافت داینامیک CRM را دارند؛ در نتیجه میتوانید با افزودن آنها بسیاری از اطلاعات مختلف را در سی آر ام یکپارچه کنید.
مرحله هفتم: چارت سازمانی
در این قسمت باید چارت سازمانی، شرکت خود را ترسیم کرده و تعداد مدیران، سرپرستان و پرسنل هر واحد را مشخص کنید. این موضوع در فرآیند گردش کار نویسی بسیار ارزشمند و کارا خواهد بود.
مرحله هشتم: مشخص کردن نحوه استقرار
در این قسمت باید مشخص کنید که با توجه به شرایط کسب و کارتان تمایل دارید از CRM ابری استفاده کنید یا نسخه لوکال. CRM نصبی یا لوکال برای شرکت‌هایی که دارای سرور و زیرساخت مناسب و کارشناسان IT هستند مناسب است. اما برای شرکت‌هایی که این قابلیت را ندارد اغلب CRM ابری پیشنهاد می‌شود.
مرحله نهم: زمان تحویل و بودجه مدنظر
در این مرحله آخر تهیه RFP CRM باید زمان تحویل مورد تایید خود و بودجه‌ای که بابت خرید سی آر ام مدنظر دارید را اعلام کنید. کارشناسان این موارد را بررسی کرده و با توجه به آیتم‌های RFP شما قیمت و زمان تحویل را با شما هماهنگ می‌کنند.
4اشتباهات رایج شرکت‌ها در نوشتن RFP CRM
در این قسمت تعدادی از اشتباهات رایج کسب و کارها در تهیه RFP گردآوری شده است تا با رعایت کردن آنها بتوانید RFP استانداری را تهیه کنید.
- در قسمت پاسخ‌ها باید تمامی فرآیندها، نیازها، مشکلات و اطلاعات را به طور کلی و جزئی شرح دهید و از پاسخ دهی به سوالات به صورت تک کلمه‌ای «بله» و «خیر» بپرهیزید؛ زیرا اطلاعات جامع به کارشناسان منتقل نمی‌شود. در این صورت ممکن بودجه و زمان تحویل پروژه تغییر کند.
- در زمان نگارش RFP باید اهداف و چشم اندازهای سازمان نوشته شود و فقط کارهایی که در حال حاضر قابل انجام است نوشته نشود؛ زیرا در اینصورت نمی‌توان CRM و ماژول‌های متناسب با اهداف سازمان را به شرکت معرفی کرد.
- RFP نباید بسیار طولانی باشد و اطلاعات بسیار جزئی آورده شود.
- ذکر نشدن دقیق نرم افزارها و سخت افزارهای فنی ممکن است باعث شود معرفی CRM و ماژول‌هایی شود که با زیر ساخت‌های موجود تطابقی ندارد.
سوالات متداول شرکت‌ها درباره RFP CRM
فرق CRM RFI و RFP چیست؟
RFP به طورکلی مربوط به لیست نیازمندی است و می‌تواند در قسمت‌های خرید و فروش و مناقصات بزرگ و … کاربرد داشته باشد. اما CRM RFI فقط مربوط به نرم افزار سی آر ام است و توسط شرکت خریدار تهیه و برای پیمانکار ارسال می‌شود. این درخواست می‌تواند برای شرکت‌های مختلف ارائه دهنده CRM ارسال شده تا بهترین شرکت انتخاب شود.
RFP در فروش چیست؟
RFP در فروش هنگامی مطرح می‌شود که یک کسب و کار به‌دنبال خرید محصول یا خدمات متناسب با نیازهای خود است. برای مثال یک شرکت قصد خرید نرم افزار CRM جدید برای سازمان یا خرید تعدادی سرور و تجهیزات شبکه را دارد. در این زمان با ارسال RFP پیشنهاد‌های مختلف به آن سازمان ارسال شده و از بین پیشنهادات بهترین گزینه انتخاب می‌شود.
نوشتن RFP چقدر زمان میبرد؟
پاسخ به این سوال به تعداد فرآیندها، فرم‌ها، گزارش کارها، درخواست‌ها و نیازمندی‌های شرکت و همچنین میزان مستندسازی این اطلاعات در سازمان متفاوت خواهد بود. چنانچه این موارد از قبل گردآوری شده باشد در عرض چند ساعت میتوانید یک RFP کامل تهیه کنید؛ اما در غیر اینصورت ممکن است این فرآیند چند روز زمان ببرد.
آیا برای خرید CRM باید حتما RFP برای شرکت ارسال شود؟
بله، با ارسال RFP پیمانکار می‌تواند با توجه به نیاز شما CRM مناسب و بسته‌های مختلف ماژول‌ها را به شما پیشنهاد داده و فرآیندها را پیاده سازی کند. همچنین RFP در تعیین زمان دقیق تحویل پروژه، مبلغ پرداختی شما، زمان پیاده سازی و عقد قرارداد و … نیز تاثیرگذار است.
آیا می‌توان RFP سی آر ام را برای چند شرکت مختلف ارسال کرد؟
بله، میتوانید RFP را برای شرکت‌های مختلف که در این زمینه خدمات ارائه می‌کنند ارسال کنید تا بعد از دریافت پیشنهادها، مناسب‌ترین گزینه را انتخاب کنید.
آنچه درباره RFP CRM آموختیم
در این مطلب سعی کردیم تمام نکاتی که درباره RFP و نحوه نگارش آن باید بدانید را به زبان ساده به شما آموزش دهیم. شرکت فالنیک بیش از 13 سال است که نرم افزار CRM مایکروسافت را به زبان فارسی سفارشی کرده و به مشتریان ارائه می‌کند. برای دریافت مشاوره، دمو و کاتالوگ رایگان در این صفحه سفارشتان را ثبت کنید یا با شماره 02154591983 تماس بگیرید. کارشناسان ما از شنبه تا چهارشنبه از ساعت 8:30 تا 17:30 پاسخگوی شما هستند تا مشاوره‌های رایگان را به شما ارائه دهند.
