داشتن اطلاعات دقیق و سازمان‌دهی‌شده درباره مشتریان، تاثیر چشمگیری بر موفقیت شما خواهد داشت. این داده‌ها که مواردی مانند نام، شماره تماس، تاریخچه خرید و حتی علایق مشتری را شامل می‌شود، به شما کمک می‌کند که پیام‌های شخصی‌سازی‌شده برای مشتریان ارسال و تعامل بهتری با آن‌ها برقرار کنید. اما اگر این اطلاعات به‌درستی ثبت و سازمان‌دهی نشده‌باشند، نمی‌توانید از این اطلاعات در راستای پیشرفت و رشد کسب‌وکارتان استفاده کنید.
اشتباه در ثبت اطلاعات، رعایت‌نکردن مقررات حفاظت از داده‌ها یا ارسال پیام‌های نامرتبط، هم به اعتبار شما آسیب می‌زند و هم اعتماد مشتریان را از بین میبرد. بنابراین، باید بهترین روش ثبت اطلاعات مشتریان را بشناسید و نهایت تلاش خود را برای سازمان‌دهی و نگهداری از این اطلاعات به‌کار بگیرید. در این مطلب فالنیک، می‌خواهیم 3 نرم‌افزاری کاربردی برای ثبت داده‌های مشتریان معرفی کرده و در نهایت، نکاتی عملی برای مدیریت بهتر اطلاعات مشتریان به شما ارائه کنیم. اگر این مسئله برایتان دغدغه بسیار بزرگی است، حتما تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
چرا ثبت اطلاعات مشتریان مهم است؟
پیش از آنکه بخواهیم بهترین روش ثبت اطلاعات مشتریان را به شما معرفی کنیم، بیایید بررسی کنیم که اهمیت داده‌های مشتریان برای کسب‌وکار شما چیست و چرا باید این داده‌ها را ثبت و ذخیره کنید؟ آمارها نشان می‌دهند که به‌طور متوسط از هر 10 بازاریاب، 6 نفر از آن‌ها برای تصمیم‌گیری‌های تجاری خود از داده‌های مشتریان استفاده می‌کنند. این مسئله به‌روشنی ثابت می‌کند که مدیریت داده‌ها تا چه حد می‌تواند بر استراتژی‌ها و تصمیمات بلندمدت سازمان شما اثر بگذارد. سایر مزایای ثبت اطلاعات مشتری‌ها را می‌توانیم به‌صورت زیر خلاصه کنیم:
- ایجاد تجربه‌های هدفمند و شخصی‌سازی‌شده برای مشتریان
- تدوین استراتژی‌های بازاریابی بر اساس اولویت‌ها و نیازهای مشتریان
- تسریع در فرایند تبدیل سرنخ به مشتری
- بهبود نتایج فعالیت‌های بازاریابی
- کاهش ریسک‌های مربوط به تصمیم‌گیری‌ها و استراتژی‌ها
- جلوگیری از نقض امنیت داده‌ها و پیامدهای مرتبط با آن
- افزایش شفافیت و یکپارچگی در سازمان
بهترین نرم‌افزارهای ثبت اطلاعات مشتریان کدام‌اند؟
هر چند که در گذشته برنامه‌های وابسته به مایکروسافت آفیس راهکاری محبوب برای ثبت و نگهداری اطلاعات استفاده می‌شدند، اما روی کار آمدن ابزارهای زیر، بازی را به‌طور کامل برای کسب‌وکارها تغییر داد:
- نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- پلتفرم مدیریت داده (DMP)
- پلتفرم داده مشتری (CDP)
در ادامه، درباره این نرم‌افزارها و کاربردهای آن‌ها، اطلاعات بیشتری به شما ارائه خواهیم کرد:
نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
بدون شک، بهترین روش ثبت اطلاعات مشتریان را باید نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتریان با به‌اختصار CRM معرفی کنیم. این ابزار، تمامی اطلاعات مشتریان اعم از نام، اطلاعات تماس، تاریخچه خرید و تعاملات با کسب‌وکار شما را در یک پایگاه داده ذخیره می‌کند و کارکنان تمامی بخش‌های سازمان شما، به اطلاعاتی دقیق و به‌روز دسترسی خواهند داشت. این مسئله یکپارچگی و هماهنگی آن‌ها در ارتباط با مشتریان را بیشتر می‌کند.
به‌علاوه، CRM به شما کمک می‌کند که مشتریان را بر اساس فاکتورهایی مثل رفتار خرید، موقعیت مکانی، سن و… دسته‌بندی کرده و اثربخشی فعالیت‌های بازاریابی‌تان را بیشتر. به‌علاوه، نرم‌افزارهایی مثل CRM مایکروسافت، گزارش‌های تحلیلی دقیقی به شما ارائه می‌کنند که با استفاده از آن‌ها می‌توانید رفتار مشتری را با جزئیات بیشتری بررسی کنید و استراتژی‌های فروش و بازاریابی‌تان را بهبود ببخشید.
پلتفرم مدیریت داده (DMP)
از دیگر ابزارهای کاربردی که می‌خواهیم برای ثبت اطلاعات مشتریان به شما معرفی کنیم، پلتفرم مدیریت داده یا DMP است. این سیستم، داده‌ها را از منابع مختلف مانند کوکی‌ها، شناسه‌های دستگاه و… جمع‌آوری و آن‌ها را دسته‌بندی می‌کند. با استفاده از این اطلاعات، اعضای تیم بازاریابی شما می‌توانند مخاطبین خود را بهتر بشناسند و فعالیت‌های هدفمندتری برای جلب توجه آن‌ها انجام دهند. درک بهتر الگوهای رفتاری مشتری، شناسایی مخاطبین جدید و اجرای کمپین‌های هدفمندتر، از مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم‌افزار DMP است. با این حال، ذخیره موقت داده‌ها، از جمله دلایلی است که CRM را در مقایسه با این روش، در جایگاه بالاتری قرار می‌دهد.
پلتفرم داده مشتری (CDP)
CDP یا پلتفرم داده مشتری، داده‌های مشتریان را از منابع و کانال‌های مختلفی اعم از منابع اول شخص (مانند بازدیدهایی که از سایت خودتان شده‌است)، منابع دوم شخص (داده‌های شرکت‌های دیگر) و… جمع‌آوری و یکپارچه کرده و سپس، این داده‌ها را برای ایجاد پروفایل مشتری و تحلیل رفتار آن‌ها، سازمان‌دهی می‌کند. با استفاده از این ابزار، شما می‌توانید دید کاملی از مشتریان خود کسب کنید و در توسعه استراتژی‌های بازاریابی، هوشمندانه‌تر عمل کنید. این ابزار داده‌ها را به‌صورت دقیق طبقه‌بندی کرده و با درک عمیق رفتار مشتریان، به شما کمک می‌کند تعامل موثرتری با آن‌ها برقرار کنید.
چرا CRM بهترین روش ثبت اطلاعات مشتریان است؟
نرم‌افزار CRM با ارائه تصویری 360 درجه از مشتریان، به شما کمک می‌کند که فرصت‌های مهم را از دست ندهید و همیشه در مسیر موفقیت بمانید. اما درصورتی‌که اطلاعات مشتریان را در CRM یا سایر نرم‌افزارهای فوق ثبت نکنید، هم اطلاعات مشتریان از دست می‌رود و هم تعامل با آن‌ها و فعالیت‌های بازاریابی‌تان اثربخشی لازم را نخواهد داشت. استفاده از نرم‌افزار CRM به شما کمک می‌کند که:
- تمامی اطلاعات مشتریان را به‌صورت متمرکز در یک پایگاه داده ذخیره و به‌روز کنید؛
- تاریخچه تعاملات مشتریان را مشاهده کرده و مراحلی را که در سفر مشتری طی می‌کنند، دقیق‌تر درک کنید؛
- فرایند پرورش لید را بهبود ببخشید و کمپین‌های هدفمندتری طراحی کنید؛
- فعالیت‌های تکراری زمان‌بر مانند ارسال ایمیل‌های یادآوری را خودکار کنید و با حذف ثبت دستی اطلاعات، خطاهای احتمالی را کاهش دهید؛
- گزارش‌های تحلیلی دقیقی از فعالیت‌های فروش و بازاریابی دریافت کنید؛
- از راه دور به اطلاعات مشتریان دسترسی داشته‌باشید؛
- هیچ نگرانی از بابت امنیت داده‌های مشتریان نداشته‌باشید؛
- با تحلیل داده‌های موجود، روندهای آتی و فرصت‌های فروش را شناسایی کنید؛
- اطلاعاتی دقیق و به‌روز را در اختیار کارمندان تمامی بخش‌های شرکتتان قرار دهید و به آن‌ها کمک کنید که تعامل بهتری با مشتریان برقرار کنند؛
- داده‌های رفتاری و سابقه خرید مشتری را بادقت ثبت کرده و در آینده، پیشنهادهای شخصی‌سازی‌شده‌ای به آن‌ها ارائه کنید؛
- با تحلیل اطلاعات مشتریان، موانع موجود در قیف فروش و سفر مشتری را شناسایی و رفع کنید.
نکاتی برای مدیریت و سازمان‌دهی کارآمد اطلاعات مشتریان
هر چند که استفاده از بهترین ثبت اطلاعات مشتریان مهم است، اما باید بدانید که چطور باید این اطلاعات را سازمان‌دهی کنید. در ادامه، هشت نکته عملی و کاربردی برای بهبود مدیریت داده‌های مشتریان به شما پیشنهاد کرده‌ایم:
- تمرکز بر داده‌های مهم: همه داده‌ها برای کسب‌وکار شما ارزشمند نیستند. بنابراین، به‌جای ثبت اطلاعات بی‌هدف، روی داده‌هایی تمرکز کنید که مستقیما بر بهبود تجربه مشتری و افزایش نرخ تبدیل اثرگذار هستند.
- توجه به امنیت داده‌ها: نقض امنیت داده‌ها و نشت آن‌ها می‌تواند صدمات جبران‌ناپذیری به اعتبار و شهرت برند شما وارد کند. با تعریف سیاست‌های امنیتی شفاف و ابزارهایی مثل CRM که عملکرد آن‌ها در حفظ امنیت اطلاعات ثابت شده‌است، از اطلاعات مشتریان خود محافظت کنید.
- اهمیت به آموزش تیم‌ها: به‌صورت دوره‌ای، دوره‌های آموزشی برگزار کرده و کارمندان خود را با نرم‌افزارهای مورد استفاده در سازمان برای ثبت اطلاعات مشتریان، آشنا کنید. همچنین، بهتر است با آن‌ها درباره روش‌های پیشگیری از تهدیدات سایبری نیز صحبت کنید.
- به‌روزرسانی منظم اطلاعات: به‌روزنبودن اطلاعات، می‌تواند اثرات منفی بر استراتژی‌های شما داشته‌باشد. بنابراین، باید پایگاه داده‌های خود را مرتبا به‌روزرسانی کنید و اطمینان حاصل کنید که همه به اطلاعاتی دقیق و یکپارچه دسترسی داشته‌باشند.
- ترغیب مشتریان به ثبت اطلاعات: با ارائه پیشنهادهایی مانند تخفیف، هدیه، کد تخفیف و… مشتریان را تشویق کنید که اطلاعات خود را با شما به‌اشتراک بگذارند. با شفاف‌سازی و تضمین امنیت داده‌ها، آن‌ها را به مشارکت بیشتر ترغیب کنید.
- تعریف استانداردهای مشخص برای مدیریت داده‌ها: با ایجاد پروتکل‌هایی معین برای ثبت و ذخیره داده‌ها، از آشفتگی در جمع‌آوری داده‌ها جلوگیری کنید.
- ذخیره‌سازی متمرکز داده‌ها: با استفاده از ابزارهایی مثل نرم‌افزار CRM، حتما اطلاعات را در یک پایگاه داده متمرکز، ذخیره کنید. از این طریق، اعضای تیم شما به‌راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی دارند و می‌توانند روابط اثربخش‌تری با مشتریان برقرار کنند.
داده‌های مشتریان، صلاحی برای پیروزی کسب‌وکار شما هستند!
استفاده درست از اطلاعات مشتریان، نقطه عطفی برای بهبود تجربه مشتریان و افزایش بهره‌وری کسب‌وکار است. استفاده از نرم‌افزارها و به‌کارگیری نکاتی که در این مطلب به آن‌ها اشاره کردیم، به شما کمک می‌کند که از داده‌های ارزشمند مشتریان به بهترین شکل استفاده کنید و ضمن حفظ اعتمادشان، روابطی پایدار با آن‌ها برقرار کنید. شما چه نرم‌افزاری را به‌عنوان بهترین روش ثبت اطلاعات مشتریان به ما پیشنهاد می‌کنید؟
اگر می‌خواهید از نرم‌افزار CRM مایکروسافت به‌صورت رایگان استفاده کنید، می‌توانید در همین صفحه درخواستتان را ثبت کنید یا با شماره 0218363 تماس بگیرید.
