اتوماسیون اداری چیست و چه تفاوتی با CRM دارد؟

شما در کسب و کارتان از اتوماسیون اداری استفاده می‌کنید یا نرم افزار CRM؟ آیا می‌دانید اتوماسیون اداری چیست و چه تفاوتی با CRM دارد؟ آیا می‌دانید برای شرکت‌تان کدام نرم افزار مفیدتر است؟ چه موقع باید به فکر خرید اتوماسیون اداری باشید؟ اگر این سوالات ذهن شما را هم درگیر کرده در ادامه این مطلب فالنیک همراه ما باشید تا با هرآنچیزی که باید درباره اتوماسیون اداری بدانید، آشنا شوید؛ در انتها تفاوت CRM و اتوماسیون اداری  را بیان می‌کنیم. چنانچه می‌خواهید درباره قابلیت‌ها یا کاربرد CRM اطلاعات بیشتری را بدست آورید، کافیست با شماره 02154591983 تماس بگیرید. کارشناسان ما راهنمایی‌های لازم را خدمتتان ارائه داده و نسخه دموی آزمایشی را به رایگان در اختیارتان قرار می‌دهند تا با امکانات مختلف این نرم افزار آشنا شوید.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری یاoffice automation  یک سیستم اطلاعاتی برای خودکار کردن فعالیت‌ها، بهبود راندمان کاری پرسنل، حذف و مدیریت کردن مستندات کاغذی، ورود داده و … است. البته برخی از افراد اتوماسیون اداری را نوعی فرآیند می‌دانند که به کمک آن می‌توانید فعالیت‌های مختلف را به شکل خودکار و باسرعت بالا انجام داده و به‌خوبی نحوه اجرا کارها را نظارت کنید.

هدف اتوماسیون اداری چیست؟

هدف اصلی که تولیدکنندگان اتوماسیون اداری برای این نرم افزار اعلام کرده‌اند، حذف مستندات کاغذی، کم شدن اشتباهات پرسنل، تسریع در انجام کارها، کاهش کارهای تکراری و وقت‌گیر، بهبود کارایی و راندمان پرسنل، انجام کارها در هر زمان و مکان (جلسات، ماموریت، دورکاری) و بهبود فرآیندهای اداری است.

کاربرد اتوماسیون اداری در واحدهای مختلف سازمانی چیست؟

اتوماسیون‌های اداری موجود در بازار، ماژول‌ها و امکانات متنوعی را همراه محصول خود عرضه می‌کنند. در اینصورت شرکت‌ها می‌توانند در بخش‌های مختلف نیازشان را برآورده کنند. از جمله کاربردهای این نرم افزار می‌توان به مواردی چون دبیرخانه، فرم سازی، گردش کار نویسی، مدیریت کردن جلسات، آرشیو و مدیریت مستندات، مکاتبات سازمانی، بروزرسانی اطلاعات، ورود داده‌ها و ارتباط با سایر نرم افزارها و … اشاره کرد.

واحد اداری، منابع انسانی و دبیرخانه

در واحدهای اداری، منابع انسانی و دبیرخانه شرکت‌ها اغلب، اطلاعات بسیار مهم و محرمانه وارد و نگهداری می‌شوند. بسته به بزرگی سازمان حجم این اطلاعات ممکن است روزبه‌روز بیشتر شده و فضا یا زمان زیادی را برای بایگانی یا انجام کارها نیاز داشته باشد.

با استفاده از اتوماسیون اداری می‌توانید همه مستندات خود را به شکل سیستمی نگهداری و به افراد مربوطه جهت پیگیری، ارجاع دهید. در اینصورت علاوه بر صرفه‌جویی در زمان پرسنل، فضای بایگانی‌های شما نیز آزاد می‌شود. همچنین به سرعت می‌توانید همه تاریخچه‌های مربوط به یک مشتری یا کارکنان سازمانی را بدست آورید.

محیط اتوماسیون‌های اداری امنیت بالایی دارد و با خیال راحت می‌توانید اطلاعات محرمانه را هم در آن ذخیره کنید. از طرفی با امکان تعریف سطح دسترسی افراد، می‌توانید اطلاعات محرمانه فقط در دسترس مدیران ارشد یا پرسنل مربوطه قرار دهید.

از دیگر قابلیت‌های اتوماسیون اداری در این واحدها امکان اتصال به نرم افزارهای تخصصی مانند حضور و غیاب یا حقوق و دستمزد است؛ در اینصورت می‌توانید به‌راحتی برای محاسبه حقوق و دستمزدهای سازمانی اقدام کنید.

همچنین به کمک این اتوماسیون می‌توانید نامه‌های تولیدی را با فرمت‌های مخصوص تولید کرده و در هر زمان و مکانی برای ویرایش یا ارجاع آنها از طریق یک کامپیوتر و وارد کردن یوزر و پسورد خود اقدام کنید.

واحد مالی و فروش و بازاریابی

در واحدهای مالی، فروش و بازاریابی نیز اتوماسیون اداری بسیار کاربردی است. به کمک این نرم افزار می‌توانید در بروزرسانی اطلاعات، ثبت اطلاعات مالی مشتریان یا پرسنل، ایجاد و دریافت گزارش‌ها و فرم‌های مختلف (فاکتور، پیش فاکتور و … ) و تعریف گردش کارها انجام دهید.

اتوماسیون اداری را می‌توانید به نرم افزارهای مختلف مالی، پیامکی، ایمیل، فروش و بازاریابی متصل کنید. در اینصورت می‌توانید اطلاعات موجود در این سیستم‌ها را نیز به اتوماسیون اداری منتقل کرده و از آنها گزارش بگیرید یا در برنامه‌ریزی‌های بعدی از آنها استفاده کنید.

همچنین می‌توانید با طراحی فرم‌های مخصوص برای مشتریان از مراجعه حضوری ارباب رجوع جلوگیری کرده و سفارش‌ها یا نظرات مشتریان را به صورت اینترنتی یا نرم افزاری دریافت و رسیدگی کنید.

با استفاده از اتوماسیون اداری می‌توانید همه مستندات خود را به شکل سیستمی نگهداری و به افراد مربوطه جهت پیگیری، ارجاع دهید.

نشانه‌های نیاز به اتوماسیون اداری چیست؟

از نظر کارشناسان همه سازمان‌های کوچک، متوسط و بزرگ برای مدیریت کردن مستندات و خودکار شدن بسیاری از فعالیت‌ها نیاز به اتوماسیون اداری دارند؛ اما نشانه‌های زیر به شما می‌گوید که هرچه سریع‌تر باید برای خرید یک اتوماسیون اداری اقدام کنید در غیر اینصورت ممکن است کسب و کار شما با ضررهای متوالی مواجه شود.

• پرسنل شما کارها را با تاخیر زیاد انجام می‌دهند.
• بسیاری از وقت پرسنل شما صرف کارهای بیهوده مانند تکمیل کردن فرم‌های استخدام یا اسکن اسناد، بایگانی کاغذها و … می‌شود.
• در زمان‌های دورکاری یا در جلسات و ماموریت‌های مدیران ارشد امکان پیگیری و انجام کارها وجود ندارد.
• امکان گزارش‌گیری از اطلاعات مختلف به‌دلیل جمع نشدن اطلاعات در یک سامانه یکپارچه وجود نداشته و گزارش‌ها دقیق نیست.
• دائم باید به کارهای پرسنل خود نظارت کنید تا گردش کارها و ارجاع دادن فعالیت‌ها به‌درستی انجام شود.
• برای بررسی تاریخچه یک مشتری باید به نرم افزارهای مختلف مالی، فروش و … سر بزنید.
• در ماه هزینه زیادی را برای خرید تجهیزات و فضای لازم برای بایگانی مستندات کاغذی پرداخت می‌کنید اما در مواقع لزوم امکان استفاده درست از آنها را ندارید.
• نارضایتی پرسنل شما از انجام کارهای وقت گیر و تکراری زیاد است.
• همیشه نگران امنیت اطلاعات و سوء استفاده احتمالی از داده‌های شرکت‌تان هستید.

تفاوت CRM و اتوماسیون اداری چیست؟

حال که با تمامی اطلاعات درباره اتوماسیون اداری آشنا شدید باید تفاوت CRM و اتوماسیون اداری را بدانید. در پاسخ به این سوال باید بگوییم هر دو CRM و اتوماسیون اداری بسیار شبیه به هم هستند و کاربردهای مشابهی دارند. با این تفاوت که امکانات اتوماسیون اداری نسبت به ERP و CRM کمتر است. در واقع CRM روی مدیریت ارتباط با مشتری و تمامی اطلاعات مربوط به آن تمرکز دارد و فقط برای پرسنل سازمان مورد استفاده است؛ اما در اتوماسیون اداری می‌توانید علاوه بر کاربران سازمانی برای مشتریان هم از آن بهره ببرید. حتی بسیاری از شرکت‌های بزرگ از هر دوی این نرم افزارها در امور خود استفاده می‌کنند. برای اطلاعات دقیق‌تر درباره CRM می‌توانید مقاله « CRM چیست؛ مفهوم مدیریت ارتباط با مشتری و نرم افزار CRM» را مطالعه کنید.

آنچه در مقاله اتوماسیون اداری چیست، خواندیم

در این مقاله با معنا، هدف و کاربرد اتوماسیون اداری در واحدهای مختلف سازمانی، نشانه‌های نیاز کسب و کارها به اتوماسیون اداری و تفاوت آن با نرم افزار CRM آشنا شدیم. اگر با نشانه‌های اعلام شده در قسمت نیاز به اتوماسیون اداری روبرو هستید پیشنهاد می‌کنیم برای خرید یک نرم افزار مانند اتوماسیون اداری یا CRM اقدام کنید. در غیر اینصورت ممکن است ضررهای متوالی گریبان‌گیر کسب و کار شما شود که از پیشرفت و افزایش درآمد شما جلوگیری کند.