پیدا کردن رکورد‌های تکراری در Microsoft Dynamics CRM

یکی از قابلیت‌های کاربردی crm مایکروسافت، امکان جست‌وجوی فیلدی مشخص از یک رکورد در بین رکورد‌های موجود و تشخیص تکراری بودن آن است؛ این مورد به کاربران کمک می‌کند تا مجبور به صرف زمان، برای جست‌وجوی رکوردهای مشابه تکراری نباشند.

در صورت تمایل به دریافت مشاوره بابت نحوه کار با نرم افزار و قابلیت‌های مختلف آن می‌توانید در این صفحه سفارش‌تان را ثبت کنید یا با شماره 02154591983 تماس بگیرید.

اما چگونه قابلیت جست‌وجوی رکوردهای تکراری را در نرم افزار CRM فعال کنیم؟

1- ابتدا وارد قسمت تنظیمات و سپس Data Management شوید و تنظیمات زیر را انجام دهید:

در قسمت Duplicate Detetion Setting، با زدن تیک Enable Duplicate Detection، این قابلیت به صورت کلی فعال می‌شود. در موارد زیر، امکان شناسایی تکراری‌ها وجود دارد:

1-1) When A Record Is Created Or Updated: زمانی که یک رکورد برای اولین بار ایجاد شده و یا آپدیت می‌شود.

1-2) When Microsoft Dynamics CRM For Outlook Goes From Offline To Online: زمانی که از نرم افزار به صورت آفلاین توسط Out Look استفاده می‌کنید و سپس می‌خواهید دیتاهای ذخیره شده در حالت آفلاین، به دیتابیس اصلی در حالت آنلاین منتقل شوند.

1-3) During Data Import: در طول ایمپورت کردن دیتا به نرم افزار می‌توان تکراری بودن رکوردهایی که ایجاد و یا آپدیت می‌شوند را بررسی کرد.

سپس در قسمت Duplicate Detection Rules، باید برای پیدا کردن تکراری ها قوانینی ایجاد کنید تا طبق آن سیستم رکوردها را مطابقت داده و بررسی کند.

با زدن دکمه New یک پنجره جدید باز می‌شود؛ برای مثال، فرض کنید می‌خواهیم سرنخ‌های با شماره موبایل یکسان، مشخص شوند پس قانونی که باید برای آن تعریف شود، به صورت زیر است:

Base Rrecord Type (2-1: در این قسمت، موجودیت اصلی که می‌خواهیم بررسی کنیم را مشخص می‌کنیم.

2-2) Matching Record Type: در این قسمت، موجودیت ثانویه که می‌خواهید رکوردهای آن با موجودیت اصلی انتخاب شده چک شود، باید مشخص کنید.

2-3) Case-Sensitive: با فعال کردن تیک آن، اگر فیلدی که می‌خواهید تکراری بودن آن شناسایی شود از نوع متن باشد، به حروف بزرگ و کوچک هم حساس می‌شود.

2-4) Exclude Inactive Matching Records: با فعال کردن تیک آن، رکورد‌هایی که وضعیت آن غیر فعال است نیز بررسی می‌شود.

2-5) در مرحله شرط گذاری، باید فیلدهایی که می‌خواهید با هم چک شوند را مشخص کنید و سپس در ستون Criteria، مشخص کنید که فیلدهای انتخاب شده، باید کاملا با هم منطبق باشند (Exact Match) و یا چند کاراکتر اول و یا چند کاراکتر آخر آن‌ها با هم چک شوند؛ که دراین صورت باید تعداد کاراکتر‌های اول و آخر با هم چک شوند.

2- سپس باید قابلیت کشف تکراری را در سطح موجودیت فعال کنید.