ارزیابی فروش سالانه در 8 مرحله
یکی از دشوارترین و البته ضروری‌ترین کارهایی که در پایان هر سال باید به‌عنوان یک مدیر انجام دهید، ارزیابی فروش سالانه است. این کار ممکن است هم برای شما و هم برای اعضای تیم‌تان، کمی اضطراب‌آور باشد. اما ارزیابی سالانه فرصتی ارزشمند برای برای بازبینی دستاوردها، شناسایی نقاط ضعف، و هم‌سو کردن اهداف فردی با استراتژی‌های کلی شرکت برای شما و تیم‌تان فراهم می‌کند.
اگر می‌خواهید بدانید که چطور باید ارزیابی سالانه را انجام دهیم تا هم شفاف و سازنده باشد و هم انگیزه تیم را تقویت کند، این مطلب فالنیک را تا انتها دنبال کنید. در ادامه، می‌خواهیم شما را گام‌به‌گام با مراحل ارزیابی سالانه فروش آشنا کنیم و به شما بگوییم که با استفاده از ابزارهای کاربردی مثل نرم افزاز crm مایکروسافت چطور می‌توانید اثربخشی این ارزیابی را بیشتر کنید. برای آنکه امسال ارزیابی فروش سالانه را با رویکردی متفاوت‌تر و موثرتر انجام دهید، حتما تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
فهرست محتوا
ارزیابی فروش سالانه چیست؟
پیش از آنکه مراحل ارزیابی سالیانه را به شما معرفی کنیم، بد نیست که به‌طور مختصر با مفهوم اینکه ارزیابی فروش چیست و چه معیارهایی دارد، آشنا شویم. ارزیابی سالانه فروش، فرایندی سیستماتیک برای سنجش عملکرد تیم فروش و نمایندگان فروش به‌صورت فردی است. در جلسات ارزیابی فروش، باید معیارهای کمی مانند درآمد ایجادشده، فرصت‌های فروش ایجادشده و دستیابی به اهداف تعیین‌شده را مورد بررسی و ارزیابی قرار دهید.
اما این تمام ماجرا نیست. به‌عنوان یک مدیر فروش، باید بازخوردهایی سازنده به اعضای تیم خود ارائه کنید و فضایی فراهم کنید تا کارشناسان فروش، دیدگاه‌ها و دغدغه‌های خود را بیان کنند. در صورت امکان، بهتر است در این جلسات، موضوعات مهمی مانند بهبود فرایند فروش، بهره‌وری فردی، توسعه مهارت‌ها و حتی رشد شغلی افراد را نیز مطرح کنید. در زیر، جزئیات بیشتری درباره معیارهای ارزیابی فروش ارائه کرده‌ایم.
چک‌لیست معیارهای ارزیابی فروش سالانه
برای آنکه بتوانید یک صورت‌جلسه جامع برای جلسات ارزیابی سالیانه فروش تدوین کنید، می‌توانید از چک‌لیستی که در ادامه ارائه می‌کنیم، استفاده کنید. در این چک‌لیست، موارد بسیار مهمی را که در جلسات ارزیابی باید مورد بحث و بررسی قرار بگیرند، معرفی کرده‌ایم:
- بررسی اینکه آیا اهداف تعیین‌شده برای فرد یا تیم در طول یک سال گذشته، محقق شده‌است؟
- تحلیل شاخص‌های فروش با ارزیابی درآمد، نرخ تبدیل، میانگین معامله، طول چرخه فروش، میزان جذب مشتری
- بررسی کمی و کیفی فعالیت‌های انجام‌شده برای جذب مشتری، تعامل با مشتریان و مدیریت فرصت‌ها
- ارائه بازخوردهای سازنده و راهنمایی‌های لازم به اعضای تیم فروش
- ارزیابی مهارت‌های کارشناس‌های فروش در برقراری و ایجاد رابطه، مذاکره، نحوه رسیدگی به تعارضات و…
- بررسی اثربخشی استراتژی‌ها و تاکتیک‌های فروش و پیشنهاد تغییر یا ایجاد بهبودهای لازم
- برنامه‌ریزی برای افزایش بهره‌وری و رفع نقاط ضعف از طریق ارائه آموزش‌ها و منابع لازم
- قدردانی از دستاوردهای برجسته تیم فروش برای ایجاد انگیزه در اعضای تیم
- اطمینان از هماهنگی عملکرد فردی یا تیمی با اهداف کلان سازمان
- ثبت یافته‌های کلیدی، برنامه‌ها و راهکارهای بهبود عملکرد برای پیگیری‌های آتی
مراحل ارزیابی فروش سالانه چیست؟
حالا که با مفهوم ارزیابی سالیه فروش آشنا شدیم و دانستیم که در این زمینه چه مواردی را باید مد نظر قرار دهیم، می‌خواهیم مراحل مختلفی را که باید برای ارزیابی طی کنیم، مورد بررسی قرار دهیم. به‌طور کلی، برای آنکه روند ارزیابی به بهترین نحوه ممکن انجام شود، بهتر است این فرایند را طی 8 مرحله‌ای که در ادامه توضیح می‌دهیم، انجام دهید:
1. استفاده از یک چارچوب و الگو برای ارزیابی فروش
ابتدا به‌صورت شفاف و واضح به این اینکه عملکرد تیم‌تان را چطور باید ارزیابی کنید، پاسخ دهید. صریح بگوییم که اگر پاسخ روشنی برای این سوال ندارید، آمادگی لازم برای بررسی سالانه عملکرد فروش آن هم به روشی منصفانه و موثر را نخواهید داشت. بنابراین، باید یک چارچوب و الگوی استاندارد از معیارهایی که باید بر اساس آن ارزیابی تیم را انجام دهید، تعیین کنید. برای ایجاد این چارچوب، می‌توانید از چک‌لیستی که در بالا به آن اشاره کردیم، استفاده کنید. توجه داشته‌باشید که هر یک از کارشناسان فروش شما از بدو ورود باید بدانند که بر چه اساسی عملکرد آنها سنجیده می‌شود و چه انتظاراتی از آنها دارید.
2. تمرکز بر فرایند به‌جای تمرکز بر نتایج
علی‌رغم اینکه فروش یک بازی نتیجه‌محور است، اما نباید از این نکته غافل شوید که ارزیابی صرفا بر پایه نتایج، عموما کارایی و اثربخشی لازم را ندارد. نمی‌توان انکار کرد که نتایج بسیار مهم هستند، اما آنچه در پشت صحنه این نتایج رخ می‌دهد (یعنی فرایند فروش)، اهمیت بیشتری دارد. فرایندهای فروش در واقع زیربنای موفقیت تیم شما هستند؛ کارشناس‌های فروش تنها در صورتی به موفقیت‌های چشمگیر دست پیدا می‌کنند که فرایندهای فروش بهینه و کارآمد باشند.
به‌عنوان یک مدیر فروش، باید بتوانید ضعف‌های موجود در فرایندهای فروش را شناسایی کنید و به تیم فروش کمک کنید این مشکلات را برطرف کنند. این رویکرد، علاوه بر بهبود نتایج، به تقویت روحیه تیم فروش نیز کمک می‌کند. بنابراین، در جلسات ارزیابی فروش سالانه، به‌جای تمرکز صرف بر ارقام، معیارهای مبتنی بر فرایندها را هم مد نظر قرار دهید. برخی از این معیارها عبارت‌اند از:
- تعداد سرنخ‌های جذب‌شده
- تعداد جلسات برگزارشده توسط تیم فروش
- طول چرخه فروش
- میزان فروش Upsell و Cross-sell
- میانگین هزینه صرف‌شده برای جذب سر نخ
3. هدف‌گذاری و ارائه راهکارهای عملی برای دستیابی به آنها
یکی از مهم‌ترین اهداف ارزیابی سالیانه فروش، هدف‌گذاری منطقی و ارائه راهکارهایی عملی برای دستیابی به آنها است. بنابراین، جلسات ارزیابی نباید به گفت‌وگویی یک‌طرفه تبدیل شوند و باید خروجی ملموسی داشته‌باشند. یعنی، کارشناسان فروش شما باید خوب درک کند که پس از اتمام جلسه، می‌بایست چه اقداماتی را انجام دهد.
توجه کنید که این اهداف نباید صرفا به خواسته‌های کلی شرکت منوط شوند و باید اهداف و برنامه‌های حرفه‌ای اعضای تیم نیز مد نظر قرار بگیرد. زمانی که هدف‌گذاری با برنامه‌ریزی دقیق و اقدامات عملی همراه باشید، بدون شک انگیزه فردی و تیمی را افزایش می‌دهد و نتایج چشمگیری را برای هم برای شخص و هم برای سازمان به‌همراه دارد.
4. انتقاد سازنده
ارائه بازخورد و انتقاد، بخش جدایی‌ناپذیر ارزیابی فروش است. اما برای آنکه انتقاد شما اثربخشی لازم را داشته‌باشد و در عین حال، تاثیر منفی بر روحیات افراد نگذارد، باید به نحوه بیان خود توجه کنید. هیچ‌کس دوست ندارد فقط در رابطه با نقاط ضعفش بازخورد بگیرد. بنابراین، حتما ضمن انتقاد از نقط ضعف، به نکات مثبت عملکرد کارکنانتان نیز اشاره کنید. با اتخاذ چنین رویکردی، هم نقاط ضعف آنها برطرف می‌شود و هم اعتمادبه‌نفس و انگیزه می‌گیرند.
5. ترغیب تیم فروش به مشارکت در ارزیابی‌ها
در نگاه اول ممکن است تصور کنید که ارزیابی فروش و تمامی مراحل آماده‌سازی برای جلسات ارزیابی، صرفا بر عهده مدیران است. این تصور کاملا غلط است و علاوه بر کاهش مشارکت فعال اعضای تیم فروش، آنها را به شنوندگانی منفعل تبدیل می‌کند. بنابراین، باید فرایند ارزیابی را به فعالیتی مشترک تبدیل کنید. برای ترغیب اعضای تیم فروش به مشارکت بیشتر، می‌توانید از آنها بخواهید که به سوالات زیر پاسخ دهند و همراه با پاسخ‌های خود در جلسه حاضر شوند:
- بزرگ‌ترین دستاورد شما در سال گذشته چه بوده‌است؟
- بزرگ‌ترین شکست و ضرر شما در سال گذشته چه بوده‌است؟
- سه درس مهمی که در سال گذشته آموختید، چیست؟
- در سال آینده باید در کدام حوزه‌ها رشد کنید؟
6. برنامه‌ریزی مشترک با سایر اعضای تیم فروش
دقایق پایانی جلسه ارزیابی فروش، دقایقی حساس برای ایجاد تغییرات مثبت و تعیین مسیر آینده است. توصیه می‌کنیم به‌جای آنکه خودتان به‌تنهایی برنامه‌ریزی کنید، با هم‌فکری اعضای تیم، برنامه‌ای برای اقدامات آتی بچینید. به کمک منابع در اختیار و تجربیات خود و نیز نظرات کارشناس‌های فروش، می‌توانید بهترین راه‌حل‌ها را برای رفع چالش‌های موجود، تعیین کنید. برای اثرگذاری بیشتر، زمان‌بندی مشخصی برای اجرای برنامه و بررسی روند پیشرفت تعیین کنید. با این کار، حس تعهد و انگیزه را در تیم تقویت می‌کنید و به آنها نشان می‌دهید که در مسیر رشد، همراه و پشتیبان آنها هستید.
7. دریافت بازخورد از اعضای تیم فروش
برای آنکه بهره حداکثری را از ارزیابی فروش سالانه ببرید، بازخورد گرفتن از سایر اعضای تیم بسیار حائز اهمیت است. برای دریافت بازخورد می‌توانید از روش‌های مختلفی مثل جلسات یک‌به‌یک، استفاده از نرم‌افزارهای ناشناس، صندوق انتقادات و پیشنهادات و… استفاده کنید. همچنین، در طول جلسات ارزیابی، می‌توانید سوالات زیر را بپرسید:
- چه کمکی می‌توانم برای بهترشدن فرایند فروش یا بهبود مهارت‌های شما انجام دهم؟
- آیا برای رشد و پیشرفت به بازار و منابع بیشتری نیاز دارید؟
- چطور می‌توانیم فرایند ارزیابی را جذاب‌تر کنیم؟
- و…
هدف نهایی این است که شما هم در کنار اعضای تیم در مسیر رشد و بهبود قرار داشته‌باشید و با ارائه و دریافت بازخورد دوطرفه، ارتباطات و عملکردتان را ارتقا ببخشید.
8. استفاده از نرم‌افزار CRM
همان‌طور که گفته شد، یکی از مهم‌ترین کارهایی که در جلسات ارزیابی باید انجام دهید، تجزیه‌وتحلیل داده‌های مربوط به فروش است. از این رو، شما به یک نرم‌افزار CRM نیاز دارید که اطلاعات مورد نظر شما را در یک پایگاه داده یکپارچه و به‌روز در اختیار شما و تیم فروش قرار دهد. به‌علاوه، اغلب نرم‌افزارهای CRM به قابلیت‌هایی کاربردی مانند اتوماسیون فروش، جمع‌آوری سرنخ‌ها، ثبت اطلاعات مشتریان و معامله‌ها، گزارش‌گیری پیشرفته و… مجهز هستند؛ این قابلیت‌ها هم فرایند ارزیابی را ساده‌تر می‌کنند و هم برای بهینه‌سازی فرایندهای فروش در آینده کاربردی هستند.
برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، می‌توانید مطلب نرم افزار CRM چگونه در پیش‌بینی فروش شما تاثیر می‌گذارد؟ را در وبلاگ فالنیک مطالعه کنید.
آنچه از مطلب مراحل ارزیابی فروش سالانه آموختیم!
ارزیابی سالیانه فروش، هم فرصتی برای بررسی عملکرد تیم فروش است و هم بهانه‌ای برای تقویت انگیزه، رشد و بهبود مستمر محسوب می‌شود. در این مطلب، با شما درباره ارزیابی فروش سالیانه صحبت کردیم و مراحلی را که به شما کمک می‌کنند اثربخشی این فرایند را بیشتر کنید، معرفی کردیم. همان‌طور که در انتهای مطلب گفتیم، استفاده از یک نرم‌افزار CRM، می‌تواند فرایند ارزیابی و به‌طور کلی، میزان فروش را در سازمان شما بهبود ببخشید. اگر دوست دارید از نسخه دموی نرم افزار crm مایکروسافت به‌صورت رایگان استفاده کنید، می‌توانید با شماره 0218363 تماس بگیرید یا در همین صفحه، درخواستتان را ثبت کنید.
