قابلیت Alternative Key در CRM 2016 و کاربرد آن

شاید برای شما، این اتفاق افتاده باشد که بخواهید اطلاعاتی را از یک نرم افزار دیگری به داخل CRM انتقال بدهید و بخواهید روی آن اطلاعات، عملی را انجام دهید.

یکی از سوالاتی که همیشه در یکپارچگی و ادغام نرم افزارهای دیگر با CRM وجود دارد این است که ما چگونه می‌توانیم اطلاعات حیاتی خود را که داخل یک نرم افزار دیگر وجود دارد را به همان گونه و با همان Primary Key به CRM انتقال دهیم؟ چگونه GUIDهای رکوردهای CRM را در در دیتابیس نرم افزار خود ذخیره کنیم؟

شرکت فالنیک بیش از 13 سال است که در زمینه نرم افزار CRM مایکروسافت فارسی را به زبان فارسی سفارشی کرده و به مشتریان ارائه می‌کند. برای دریافت مشاوره، دمو و کاتالوگ رایگان می‌توانید در این صفحه سفارشتان را ثبت کنید یا با شماره 02154591983 تماس بگیرید.

از طریق قابلیت Alternative Key شما قادر خواهید بود تا کلیدهای اصلی (Primary Key) رکوردهای داخل دیتابیس نرم افزار خود را در CRM تعریف و ذخیره کنید و بدون دغدغه اطلاعات خود را یکسان سازی کنید.

از طریق روش زیر و با مثالی که ارائه شده، شما قادر خواهید بود تا این کار را به آسانی انجام بدهید. در ادامه با فالنیک همراه باشید:

در نظر بگیرید که ما در سیستم خود فاکتورها را ثبت می‌کنیم و Primary Key آن از نوع Integer است و قصد داریم اطلاعات فاکتورها را داخل موجودیت Invoice ذخیره کنیم.

1) ابتدا وارد Customization شوید و موجودیت Invoice را انتخاب کنید و یک فیلد از نوع Whole Number بسازید و آن را ذخیره کنید.

2) از همان قسمتی که داخل Customization هستید، گزینه Keys را انتخاب کنید و در صفحه جدیدی که باز می‌شود، دکمه New را کلیک کنید.

 3) در صفحه جدیدی که باز شده، شما باید کلید خود را تعریف کنید.

• قسمت Display Name و Name فیلدهایی است که شما برای Alternative Key خود ثبت می‌کنید.
• در قسمت Available Attributes لیست تمام فیلدهای موجودیت Invoice را می‌بینید.
• در سمت راست (Selected Attributes) لیست تمام Alternative Keyهایی که قبلا تعریف کرده‌اید را مشاهده می‌کنید.

برای اینکه یک فیلد به عنوان Alternative Key تعریف شود، کافیست از قسمت Available Attributes آن را انتخاب کرده و با استفاده از دکمه Add آن را به لیست Selected Attributes اضافه کنید و جهت ذخیره دکمه OK را کلیک کنید.

چرا از Alternative Key استفاده کنیم و چه کاربردی برای ما دارد ؟

1) از ثبت تکراری رکوردها جلوگیری می‌شود و به هنگام ذخیره رکورد، در صورت تکراری بودن با توجه به کلید، پیغام خطا نمایش می‌دهد.

2) دیگر نیازی به نوشتن پلاگین جدید برای پیدا کردن رکوردهای تکراری وجود نخواهد داشت.

3) Alternative Keyها می‌توانند ترکیبی از چند فیلد به عنوان Key باشند.

4) از طریق Alternative Key شما می‌توانید اطمینان کافی درخصوص یکپارچگی و یکسان بودن اطلاعات داخل CRM از نرم‌افزارهای دیگر داشته باشید، مخصوص زمانی که نرم‌افزارهای دیگر قادر به ذخیره GUID رکوردهای CRM را در خود ندارند.

5) جستجوی سریعتر رکوردها در CRM 

منبع: Microsoft.com