امروزه با گسترش سازمان‌ها و اتوماتیک سازی فرآیندهای داخلی، ایجاد گردش‌کار و مدیریت آنها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در این مقاله فالنیک قصد داریم به تعریف گردش کار و نحوه مدیریت و پیاده سازی آن در نرم افزار سی آر ام بپردازیم، پس با ما در ادامه همراه باشید.
- گردش‌کار چیست؟
- مدیریت گردش کار چگونه است؟
- گردش کار در مایکروسافت داینامیک سی آر ام چگونه است؟
- هدف گردش کار سی آر ام چیست؟
- آیا به گردش کار در نرمافزار سی آر ام خود نیاز داریم؟
- انواع گردش کار در نرم افزار کدام‌اند؟
- نمودار گردش کار چیست؟
گردش‌کار چیست؟
گردش‌کار یا workflow، سیستمی برای مدیریت فرآیندها و وظایفی است که به ترتیب خاصی انجام می‌شود. در واقع گردش‌کار تمامی فرایندهای سازمانی را اتوماسیون‌سازی می‌کند.
مدیریت گردش کار چگونه است؟
مدیریت گردش کار، شناسایی، سازماندهی و ایجاد هماهنگی بین وظیفه‌های تعریف شده برای رسیدن به یک هدف خاص است. مدیریت گردش کار موجب بهینه‌سازی گردش‌کارها، افزایش هماهنگی و کارایی تیم شما می‌شود.
در صورتی که مدیریت گردش کار به صورت ماشینی انجام شود، میزان دقت در انجام کارها بالا رفته و میزان خطا کاهش می‌یابد. در نتیجه می‌توان از انجام صحیح کارها اطمینان حاصل کرد.
جهت اتوماتیک‌سازی گردش کار، باید از نرم‌افزارهای مدیریت گردش‌کار استفاده کنید. نرمافزار مدیریت گردش‌کار به شما این امکان را می‌دهد تا یک نمای بصری از تمامی مراحل فرایند کاری مربوطه خود داشته باشید. نرم افزارهای مختلفی برای مدیریت گردش کار وجود دارد که یکی از مهم‌ترین آنها Microsoft CRM است.
نرم افزار سی آر ام مایکروسافت با بهره‌گیری از بهترین تجربه‌های شغلی دنیا، ابزار قدرتمندی آماده کرده است که با استفاده از آن میتوانید گردشکارهای مورد نیاز سازمان خود را تهیه کنید.
گردش کار در مایکروسافت داینامیک سی آر ام چگونه است؟
مدیران می‌توانند جهت پیاده سازی اتوماسیون در کسب و کار خود از گردشکارهای مایکروسافت داینامیک سی آر ام بهره ببرند و با استفاده از آن، کارهای مختلف را به سادگی مدیریت کنند.
یکی از ویژگی‌هایی که باعث شده نرم افزار crm مایکروسافت محبوبیت زیادی بین کاربران پیدا کند این است که پیاده‌سازی گردش‌کار در این نرم افزار بسیار ساده است و نیاز نیست کاربر دانش برنامه نویسی داشته باشد.
گردش‌کار در مایکروسافت سی آر ام مجموعه‌ای از شروط و توابع است که به صورت متوالی انجام می‌شود؛ این شروط و توابع Step نامیده می‌شوند.
مایکروسافت داینامیک سی آر ام یک ابزار پیشرفته و عالی جهت مدیریت داده‌ها و فرآیندها است. قابلیت‌ها و ابزارهای موجود در گردشکارهای مایکروسافت سی آر ام این امکان را به شما می‌دهد که نحوه اجرای تمامی مراحل را مشاهده کرده و از اجرای صحیح مراحل مطمئن شوید.
هدف گردش کار سی آر ام چیست؟
هدف گردش‌کار، اتوماسیون سازی فرآیندها جهت جلوگیری از خطای انسانی، اتلاف وقت، انجام کارهای تکراری یا فراموش شدن پیگیری‌هاست. علاوه بر موارد ذکر شده به کمک گردش کار میتوانید نحوه اجرای مراحل جهت رسیدن به نتیجه مد نظر را زیر نظر بگیرید.
علاوه بر موارد بالا یک گردش کار باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
- گردش‌کار باید یک هدف مشخص داشته باشد.
- گردش‌کار باید به گونه‌ای تعریف شود که در وقت شما صرفه‌جویی ایجاد کند.
- گردش‌کار باید به گونه ای طراحی شود که از انجام کارهای تکراری جلوگیری کند.
تجریه و تحلیل گردش‌کار می تواند به شما در تعریف ، استانداردسازی و شناسایی مناطق مهم فرآیند کمک کند.
آیا به گردش کار در نرمافزار سی آر ام خود نیاز داریم؟
پس از پیاده‌سازی سی آر ام با یک بررسی دقیق، شما میتوانید مراحل کاری یا فرایندهایی که اغلب به صورت تکراری انجام می‌دهید را شناسایی کرده و با یک ابزار ساده به صورت خودکار آنها را اجرا کنید. برای مثال: زمانی که اکثر مشتری‌های شما ساکن تهران هستند می‌توان با استفاده از گردش‌کار فیلدهای مربوط به کشور و شهر را با مقادیر ایران و تهران به صورت خودکار پر کرد.
علاوه بر مثال بالا از گردش کار برای فرآیندهای مختلف درون سازمانی می‌توان استفاده کرد که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- گردش‌کار مرخصی
- گردش‌کار ثبت شکایت
- گردش‌کار ارزیابی عملکرد کارکنان
و …
شما میتوانید با استفاده از این ایده‌ها سرعت انجام کار را بالا ببرید و با کمتر کردن کار پرسنل، بازدهی را بالا ببرید و در هزینه‌های مالی و زمانی صرفه جویی کنید.
انواع گردش کار در نرم افزار کدام‌اند؟
گردش‌کارها در نرم افزار Microsoft CRM انواع مختلفی دارند که مهم‌ترین آنها عبارتند از:
گردش کارهای بنا به درخواست:
اجرای این نوع گردش کارها بنا به درخواست کاربر نرم افزار در زمان دلخواه مشتری است. برای مثال کاربر می‌تواند گردش‌کار ارسال پیامک برای لینک پرداخت را در زمان درخواست مشتری به صورت دستی اجرا کند تا متنی از پیش تعریف شده برای مشتری ارسال شود.
اجرای گردش‌کارها به صورت خودکار:
اجرای گردش کار به صورت خودکار پس از انجام موارد زیر امکان پذیر است:
- ایجاد رکورد جدید در نرم افزار (ذخیره سازی اولیه یک فرم) برای مثال ایجاد یک سرنخ تجاری.
- تغییر وضعیت رکورد، برای مثال تایید صلاحیت شدن یک سرنخ تجاری.
- ارجاع رکورد، زمانی که مالک رکورد تغییر می‌کند.
- تغییر مقدار یک فیلد از رکورد: برای مثال زمانی که فیلدی از سرنخ تغییر می‌کند.
- زمانی که رکوردی حذف می‌شود: برای مثال یکی از سرنخ‌های موجود در سیستم حذف شود.
گردش کار فرزند:
این نوع گردش‌کارها اغلب توسط گردش کار دیگری اجرا می‌شود.
نمودار گردش کار چیست؟
نمودار گردش‌کار یک نمای کلی از روند کسب و کار ارائه می‌دهد. نمودار گردش کار با استفاده از نمادها و اشکال استاندارد، نحوه انجام کار شما از ابتدا تا انتها نشان می‌دهد. همچنین مسئول انجام کار و وضعیت کار مشخص است.
برای طراحی گردش کار ابتدا لازم است با گردش کارهای موجود در سازمان آشنا شوید و همه مراحل را به شکل مکتوب ثبت کرده، سپس گردش کار را تعریف کنید. تجریه و تحلیل گردش‌کار می‌تواند به شما در تعریف، استانداردسازی و شناسایی مناطق مهم فرآیند کمک کند.
در این مقاله سعی کردیم به مباحث تعریف گردش کار و نحوه مدیریت و پیاده سازی آن در سی آر ام بپردازیم. چنانچه برای خدمات یا خرید نرم افزار سی آر ام نیاز به مشاوره دارید، میتوانید از شرکت فالنیک کمک بگیرید. کارشناسان ما در سریع‌ترین زمان ممکن شما را راهنمایی می‌کنند.
تو حوزه فروش و بازاریابی چه گردش کارهایی وجود داره که میشه روالهای تکراری رو با اون دور زد؟
درود بر شما
افلاکی عزیز، در crm میتوانید روال های متفاوتی را تعریف کنید که به کمک آنها بتوانید کارهایی مانند ارسال پیامک، ایمیل، پیگیری مشتریان و … را انجام دهید. برای راهنمایی دقیقتر پیشنهاد میکنیم با شماره 02154591983 تماس بگیرید.