این روزها مدیریت منابع و برنامهریزی در سازمانها به یکی از چالش‌های اصلی کسب‌وکارها تبدیل شده است. یکی از بهترین و کاربردی‌ترین نرم‌افزارها برای حل این چالش‌ها علی الخصوص در سازمانهای متوسط و بزرگ، ERP است. به کمک این نرمافزار می‌توانید اطلاعات مختلف در برنامه‌های مورد استفاده در واحدهای مختلف را با یکدیگر یکپارچه و منابع خود را به بهترین شکل مدیریت کنید.
در این مقاله فالنیک قصد داریم به شما بگوییم نرم افزار erp چیست، چه مزایا و چالش‌هایی دارد، تاریخچه آن چیست و چه مدل‌هایی دارد، چرا برای کسب‌وکارها مهم است و چطور می‌تواند به کسبوکار شما کمک کند؛ در انتها نیز تفاوت آن را با CRM بیان می‌کنیم؛ پس در ادامه با ما همراه باشید.
شرکت فالنیک در زمینه ارائه نرم افزار erp مایکروسافت سفارشی شده، فعالیت دارد. برای اطلاعات بیشتر و استفاده رایگان از این نرمافزار یا دریافت مشاوره و کاتالوگ رایگان در این صفحه سفارشتان را ثبت کنید یا با شماره 02154591982 تماس بگیرید.
فهرست محتوا
نرم افزار erp چیست؟
نرم افزار ERP مخفف کلمه Enterprise resource planning به معنی برنامه ریزی منابع سازمانی است. این نرمافزار به سازمانها کمک می‌کند تا فرآیندهای اصلی کسبوکار را بهینه، خودکار و به بهترین شکل مدیریت کنند. به کمک ERP می‌توانید فرآیندهای سازمان‌تان را بهینه، ساده‌سازی و یکپارچه کنید.
erp در همه واحدهای سازمانی کاربرد دارد که از جمله مهمترین آنها می‌توان به واحد مالی، منابع انسانی، crm، تولید، زنجیره تامین و … اشاره کرد. در اکثر شرکت‌ها، نرمافزارهای مختلفی برای واحدهای مختلف استفاده می‌شوند. اما این برنامه‌ها اغلب قابلیت یکپارچه سازی ندارند یا نمی‌توانند با گسترش سازمان توسعه پیدا کنند؛ اما خوشبختانه در نرم افزار ERP این قابلیت وجود دارد.
Erp چطور کار می‌کند؟
نرمافزار erp یک پایگاه داده منسجم است که اطلاعات وارد شده از واحدهای مختلف را جمع‌آوری کرده و برای برنامهریزی بهتر در اختیار کاربران مجاز قرار می‌دهد. Erp برای هر واحد سازمانی یک ماژول مخصوص دارد که به کمک آنها بخش‌های مختلف را مدیریت و کنترل می‌کند.
در این نرمافزار با ورود اطلاعات در واحدها یا شعبه‌های مختلف، دیتا در اختیار همه کاربران قرار گرفته و به‌سرعت قابل استفاده، ویرایش و گزارش‌گیری دارد.
تاریخچه نرم افزار erp چیست؟
برنامه‌های تجاری کامپیوتری در دنیای حسابداری و مالی در دهه 1960 با استفاده از رایانه‌های بزرگ متولد شدند. این برنامه‌های پیشگام، سریع‌تر و دقیق‌تر از فرآیندهای دستی بودند ولی قیمت بالایی داشتند؛ از طرفی عملکرد آنها محدود و همچنان کند بود. بعد از مدتی این برنامه‌ها باعث توسعه راه حل‌های اختصاصی و مستقل شدند و نرمافزار پردازش سفارشات فروش و برنامه ریزی نیازمندی‌ها (MRP) تولید شدند.
در اواسط این دهه بدلیل رقابت بالا در بخش تولید، نرم افزار جدید MRP II برای یکپارچه حسابداری و امور مالی، فروش، خرید، موجودی و برنامه ریزی تولید به بازار آمد.
در اواخر دهه 1990، نرمافزارERP با ارائه خدمات به طیف وسیع‌تری از صنایع و با ترکیب MRP II، منابع انسانی، حسابداری پروژه و گزارش کاربر نهایی و بخش فناوری معرفی شد.
در دوره کوتاهی از قرن بیست و یکم، سرعت اینترنت سریع‌تر و ابزارهای توسعه جدید دوباره مجموعه‌های ERP را متحول کردند. معرفی نرمافزارهای مبتنی بر مرورگر راه را برای نرمافزار ERP ابری هموار کردند. به همین دلیل پیشرفت خوبی هم در دامنه و هم عملکرد راه‌حل‌های ERP را گسترش دادند.
امروزه نرمافزارهایERP بسیار پیشرفته شده‌اند و از فناوری‌های هوشمند جدید مانند هوش مصنوعی، یادگیری ماشین، اتوماسیون فرآیند روباتیک، اینترنت اشیا پایگاه‌های داده درون حافظه و … بهره می‌برند.
انواع نرم افزار erp چیست؟
امروزه erpها در سه مدل نصبی، ابری و ترکیبی (هیبریدی) در دسترس شرکت‌های مختلف هستند. هر شرکت باتوجه به نیازها، فرآیندها و توقعات خود می‌تواند مدل مناسب خود را تهیه کند. در ادامه با انواع erp ها بیشتر آشنا می‌شویم.
نرم افزار ERP نصبی(محلی یا On-premise)
Erp نصبی یا محلی (On-premise)، مدل سنتی استقرار نرمافزار است که در آن شما همه چیز را کنترل می‌کنید. در این روش ERP در محل انتخابی شما (داخل سازمان روی سرور مرکزی یا هر محل دیگری) نصب می‌شود. در این روش نصب و نگهداری سخت افزار و نرم افزار بر عهده کارکنان شرکت شما خواهد بود.
نرم افزار ERP ابری (Cloud)
درERP ابری، نرمافزار در فضای ابری میزبان، نصب می‌شود. این erp به‌عنوان سرویسی که شما در آن مشترک هستید، از طریق اینترنت به شما ارائه می‌شود. در این روش شرکت ارائه‌دهنده نرمافزار مراقبت‌های منظم، به‌روزرسانی‌ها و امنیت را انجام می‌دهد. امروزه، ERP ابری به دلایلی چون کمتر بودن هزینه راه‌اندازی، چابکی بیشتر، دسترسی آسان و … نسبت به روش‌های دیگر محبوب‌تر است.
نرم افزار ERP ترکیبی (هیبریدیHybrid)
برای شرکت‌هایی که هم به erp نصبی و هم به erp ابری نیاز دارند، مدل ERP ترکیبی (هیبریدی) بوجود آمده است. در اینصورت شرکت‌ها می‌توانند از مزایای هر دو نرم افزار ابری و نصبی به صورت همزمان بهره ببرند.
6 کاربرد نرم افزار erp چیست؛ مزایای نرم افزار erp چیست؟
یک سیستم ERP خوب، مزایای زیادی را برای شما به همراه دارد که بسته به نحوه استقرار سیستم می‌تواند این مزایا متفاوت باشد. برای مثال، مزایای ERP ابری با نصبی متفاوت است. با این حال، 6 مزیت عمده وجود دارد که در همه مدل‌های erp یکسان است که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:
- بهره‌وری بالاتر: اولین مزیت erp افزایش بهره‌وری پرسنل است. به کمک این نرمافزار می‌توانید فرآیندهای اصلی کسبوکار خود را ساده و خودکار کنید؛ در اینصورت می‌توانید به همه افراد در سازمان کمک کنید با منابع کمتر کارهای بیشتری انجام دهند و زمان خود را به بهترین شکل مدیریت کنند.
- بینش عمیق‌تر: به کمک erp می‌توانید سیلوهای تجاری که در آن تیم‌ها مستقل از یکدیگر کار می‌کنند و منافع متضادی دارند را از بین ببرید. با اینکار می‌توانید برای دستیابی به اهداف کلی سازمان، برنامهریزی کنید و به تیم‌ها اجازه دهید تا اطلاعات موردنیاز را با یکدیگر به اشتراک بگذارند؛ در نتیجه می‌توانید پاسخ‌های سریعی برای سؤالات تجاری حیاتی دریافت کنید.
- گزارش‌دهی سریع: از طریق erp می‌توانید اطلاعات واحدهای مختلف را با یکدیگر یکپارچه کنید و به سرعت گزارش‌های مختلف مالی و تجاری را به شکل سیستمی بگیرید. حتی در صورت تمایل می‌توانید این گزارش‌ها را با دیگر اعضای سازمان به اشتراک بگذارید. این گزارش‌ها در بهبود نحوه انجام کارها و گذاشتن اهداف واقعی و دستیابی به آنها بسیار مهم است.
- ریسک کمتر: بوسیله erp می‌توانید دیدکلی و کنترل روی کسب‌وکارتان را به حداکثر برسانید و ریسک‌ها یا نقاط ضعف را به‌سرعت شناسایی کنید. در اینصورت به موقع برای انجام کارهای لازم برای جلوگیری از مشکلات برنامهریزی کنید.
- کاهش هزینه‌های سازمان: پنجمین مزیت مهم نرم افزار ERP کاهش هزینه‌های سربار و افزایش درآمد و سود است. این کاهش هزینه‌ها در erp از طریق بهینه سازی فرآیندهای کاری، مدیریت منابع سازمان و کاهش خطاهای انسانی انجام می‌شود.
- افزایش چابکی: از طریق ERP می‌توانید فعالیت‌های اثربخش را شناسایی و به داده‌های مختلف دسترسی داشته باشید؛ در اینصورت فرصت‌های جدید به‌سرعت شناسایی شده و امکان انجام اقدامات موثر را دارد.
به کمک ERP می‌توانید فرآیندهای سازمان‌تان را بهینه، ساده‌سازی و یکپارچه کنید.
7 مورد از مهمترین چالش های Erp در سازمانها
نرم افزار ERP هم مانند تمامی نرمافزارهای دیگر برای پیاده‌سازی و اجرا شدن، چالش‌هایی دارد که برخی افراد آنها را معایب ERP میدانند. در این قسمت به شما می‌گوییم که مهمترین چالش‌های سازمانها برای نرم افزار erp چیست؟
- هزینه بالا
اولین چالش ERP در سازمانها، بالا بودن هزینه خرید و پیاده سازی نرمافزار است. این هزینه ممکن است برای سازمانهای کوچک و متوسط مقرون به‌صرفه نباشد و اگر برنامهریزی درستی برای پیاده‌سازی آن انجام نشده باشد نیز حین کار هزینه‌ها بالاتر می‌رود.
- پیچیده بودن فرآیند پیاده سازی
پیاده سازی ERP بدلیل ادغام چندین ماژول، انتقال داده‌ها، سفارشی کردن سیستم و پیاده‌سازی فرآیندهای مختلف و … کار پیچیده است. پس پیاده‌سازی آن نیاز به برنامه ریزی دقیق، منابع و هماهنگی بین بخش‌ها و کارشناسان ماهر دارد. در اینصورت باید در زمان خرید بسیار دقت کنید و نرمافزار را از شرکتی دریافت کنید که سابقه بالا و کارشناسان ماهر در این زمینه داشته باشد و پشتیبانی خوبی به شما ارائه دهد.
- یکپارچه سازی و ادغام داده‌ها
یکی از مزیت‌های erp، قابلیت ادغام و یکپارچه‌سازی اطلاعات در نرمافزارهای مختلف است. اما اگر لیست نیازمندی و نرمافزارهای مورد استفاده در سازمان شما بدرستی مشخص نشده باشد ممکن است این مزیت به یکی از چالش‌های اصلی erp تبدیل شود؛ زیرا انتقال داده‌ها از سیستم‌های قدیمی بسیار حساس و مهم است و کوچک‌ترین اشتباهی می‌تواند به آسیب دیدن پایگاه داده منجر شود.
- سفارشی سازی
چهارمین چالش نرم افزار erp در سازمانهای مختلف، سفارشی سازی محصول با توجه به نیاز کاربر است. چنانچه RFP (لیست نیازمندی‌ها) بدرستی بیان نشود امکان سفارشی سازی وجود ندارد. در نظر داشته باشید که برخی از نرمافزارهای ERP موجود در بازار به هیچ عنوان قابلیت سفارشی‌سازی و تغییر ندارند اما برخی دیگر مقداری قابل تغییر هستند.
- مقاومت در برابر تغییر
گاهی پرسنل سازمان با پذیرش فرآیندهای جدید یا تغییر روال‌ها مقاومت دارند و تصور می‌کنند کار آنها بیشتر می‌شود؛ در نتیجه باید در زمان خرید و پیاده‌سازی این چالش را در نظر بگیرید و با جلسات دوره‌ای مزیت‌های کار با ERP را به پرسنل خود گوشزد کنید.
- آموزش کاربران
ششمین چالش ERP در سازمانهای مختلف، آموزش نحوه کار به کاربران است. باید فرآیند آموزش بدرستی و با حساسیت بالا انجام شود؛ در غیر اینصورت از امکانات مختلف نرمافزار استفاده نشده و نتیجه دلخواه را به همراه نخواهد داشت. آموزش اشتباه و ناکافی حتی می‌تواند باعث مقاومت کارکنان برای استفاده از نرمافزار شود.
- مقیاس پذیری و توسعه یافتن
آخرین چالشی که ممکن است برای همه سازمان‌هایی که ERP دارند بوجود آید، قابلیت مقیاس پذیری و توسه یافتن است. ERP باید همزمان با رشد سازمان شما توسعه پیدا کند، اما اگر نرم‌افزاری خریده باشید که این قابلیت را نداشته باشد با گسترش سازمان قابل استفاده نبوده و هزینه خرید نرمافزار جدید را به شما تحمیل می‌کند. برای مثال ERP باید بتواند تعداد کاربران، حجم داده‌ها و امکانات را افزایش دهد. در غیر اینصورت غیر قابل استفاده شده و نمی‌تواند پاسخگوی واحدهای مختلف شما باشد.
دلایل اهمیت Erp در کسب و کارهای مختلف
erpها برای کسب‌وکارهای مختلف که بدنبال استفاده عاقلانه از منابع هستند، بسیار اهمیت دارد. به کمک این نرمافزار مدیران کسبوکار می‌توانند سرمایه‌های انسانی و مالی را روی کارهای مهم تخصیص دهند؛ همچنین می‌توانند فرآیندهای تجاری اصلی را بهینه کنند تا بدون از دست دادن کیفیت یا عملکرد، هزینه‌ها کاهش یابد. به کمک erp حتی می‌توانید میزان موجودی و سفارش‌های آینده خود را پیش‌بینی کنید.
به طورکلی با erp می‌توانید گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌های جامعی از کسبوکار خود بگیرید و به کمک آنها منابع خود را روی مسائل مهم‌تر تخصیص دهید. با اینکار علاوه بر افزایش فروش و درآمد، خطاهای انسانی و هزینه‌های سربار شرکت بسیار کاهش می‌یابد.
چطور erp موجب رشد و بهبود کسبوکار می شود؟
در صورتیکه Erpها بدرستی انتخاب و پیاده سازی شوند، می‌توانند باعث رشد و بهبود کسبوکار شما شوند. برخی از دلایل این رشدها را در ادامه بیان می‌کنیم:
- به کمک erp می‌توانید فرآیندهای چالش برانگیز کسب‌وکارتان را شناسایی و برای بهبود آنها برنامهریزی کنید.
- کارهای تکراری پرسنل را اتوماسیون سازی کنید. در اینصورت می‌توانید زمان آنها را مدیریت کرده و رضایت پرسنل را افزایش دهید.
- با مدیریت درست منابع اولیه می‌توانید هزینه خرید تجهیزات را کاهش دهید.
- با تمرکز کارکنان روی کارهای مهم‌تر می‌توانید فروش و سود خود را افزایش داده و کسبوکار خود را توسعه دهید.
- در لحظه از داده‌های مختلف گزارش بگیرید و نتایج را با اهداف تعیین شده، مقایسه کنید.
- سیلوهای تجاری را کاهش دهید.
- اطلاعات واحدهای مختلف را یکپارچه کنید و از ورود چندباره داده‌ها و اتلاف وقت پرسنل، جلوگیری کنید.
- در هر زمان و با هر سیستمی به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشید.
- در مصرف کاغذ و محل نگهداری اسناد صرفه‌جویی کرده و همه اطلاعات مهم را سیستمی کنید.
فرق crm با نرم افزار erp چیست؟
ERPو CRM دو مورد از نرمافزارهای بسیار کاربردی و مهم در سازمانها هستند. اما این دو نرمافزار تفاوت‌هایی دارند که در ادامه برخی از آنها را بیان می‌کنیم. اما برای اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید مقاله « تفاوت CRM با ERP چیست » را مطالعه کنید.
- ERP روی فرآیندها و عملیات داخلی کسبوکار متمرکز است؛ اما CRM حول مدیریت تعاملات با مشتریان متمرکز است.
- ERPها برای یکپارچه سازی و خودکارسازی عملکردهای اصلی کسبوکار طراحی شده‌اند؛ اما CRM به مدیریت روابط و تعاملات با مشتری اختصاص داده شده‌اند.
- هدف ERP ها ساده سازی فرآیندها است؛ اما هدف CRM ها افزایش تعامل، رضایت و وفاداری مشتری است.
البته در نظر داشته باشید که نرمافزارهای ERP و CRM با وجود حوزه‌های تمرکز متمایزشان، در بعضی موارد با هم همپوشانی دارند. برای مثال بسیاری از ERP ها شامل قابلیت‌های CRM هستند. این ادغام به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا اطلاعات مشتری مانند جزئیات تماس، سابقه خرید و گزارش‌های ارتباطی بین ERP و CRM یکپارچه شود. برای مثال یک CRM به طور سنتی تاریخچه خرید مشتری را ثبت می‌کند؛ اما بعد از یکپارچه شدن با ERP می‌تواند ابزاری برای پیش‌بینی سفارش مجدد مشتری باشد.
معروف ترین ERP ها در جهان کداماند؟
در بازار امروز شرکت‌های مختلفی در زمینه تولید نرمافزار ERP فعال هستند که بهترین و معروف‌ترین آنها عبارتند از:
- نرم افزار erp مایکروسافت (Dynamics 365 Business Central)
- Oracle NetSuite
- SAP S/4HANA
- SAP ERP
- Oracle ERP Cloud
- Epicor ERP
- Sage Intacct
- Oracle JD Edwards EntERPriseOne
- SAP Business One
- Acumatica
- Odoo
- SysPro ERP
- Sage 300cloud
- ERPNext
نکات مهم برای خرید ERP مناسب
حال که متوجه شدیم نرم افزار erp چیست و چه مزایا و معایبی دارد باید با نکات مهم برای خرید ERP مناسب آشنا شویم. برخی از این نکات که قبل از خرید باید آنها را مدنظر قرار دهید، عبارتند از:
- مطمئن شوید که ERP می‌تواند با رشد کسبوکار شما توسعه پیدا کند و حجم داده‌ها، کاربران و … مشکلی در اجرا و کار با نرمافزار بوجود نمی‌آورد.
- دقت کنید که ERP انتخابی شما، امکان سفارشی سازی بر اساس فرآیندها و الزامات تجاری شما را داشته باشد. برای مثال براحتی می‌توانید گردش کار، فیلدها، فرم‌ها را مطابق نیازها و فرآیندهای کسب‌وکارتان سفارشی کنید.
- ERP توانایی ادغام و یکپارچه با سایر برنامه‌های کاربردی مورد استفاده شما مانند نرمافزارهای مالی، منابع انسانی، تامین، تولید و … را داشته باشد.
- دقت کنید که ERPمحیط کاربرپسندی داشته باشد و کار با آن آسان باشد؛ در غیر اینصورت ممکن است پرسنل برای کار با آن مقاومت کنند.
- اگر پرسنل دورکار دارید یا می‌خواهید داده‌های شما همیشه در دسترس باشد، باید دقت کنید که erp انتخابی شما قابلیت ابری داشته باشد. در اینصورت با هر وسیله‌ای از هر نقطه جهان می‌توانید به اطلاعات‌تان دسترسی داشته باشید.
- برای محافظت از اطلاعات حساس سازمان‌تان دقت کنید که نحوه برقراری امنیت داده‌ها به چه شکل است. پیشنهاد می‌کنیم بدنبال نرم‌افزارهایی باشید که امنیت بالایی دارند و داده‌ها را بخوبی رمزگذاری می‌کنند.
- قابلیت‌های تحلیلی سیستم ERP را ارزیابی کنید؛ برای مثال نگاهی به ابزارهای گزارش داخلی، داشبوردها و ویژگی‌های تجزیه و تحلیل پیشرفته آن بیاندازید.
- سطح پشتیبانی و خدمات ارائه شده توسط فروشنده ERP را ارزیابی کنید. باید مطمئن شوید که پشتیبانی فنی، به‌روزرسانی‌های نرمافزار به طور مستمر با بالاترین کیفیت انجام می‌شود.
- در آخر هزینه‌های تمام شده برایERP را در نظر و برنامه‌های مختلف را باهم مقایسه کنید؛ در اینصورت به احتمال زیاد می‌توانید بهترین گزینه را با توجه به نیازهای کسب‌وکارتان تهیه کنید.
آنچه در مقاله نرم افزار erp چیست آموختیم
در این مطلب به سوال نرم افزار erp چیست، مزایا و چالش‌های این نرم افزار، نحوه عملکرد و دلایل اهمیت آن با کسب‌وکارهای مختلف آشنا شدیم و نکات مهمی برای انتخاب درست نرم افزار erp را بیان کردیم. در شرکت فالنیک نرم افزار erp مایکروسافت سفارشی شده و به مشتریان مختلف ارائه می‌شود. در صورت تمایل به اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره، دمو و کاتالوگ رایگان می‌توانید در این صفحه سفارشتان را ثبت کنید یا با شماره 02154591982 تماس بگیرید.
