کاربرد CRM مایکروسافت در مدیریت منابع انسانی چیست؟

آیا از سردرگمی و ناکارآمدی فرآیندهای منابع انسانی در سازمان­‌تان خسته شده‌­اید؟ آیا به­‌دنبال راه حلی برای جذب و حفظ استعدادهای برتر و ارتقای سطح رضایت کارکنان­تان هستید؟ آیا هر روز نارضایتی پرسنل از حجم بالای کار بیشتر می‌­شود و راهکاری برای آن ندارید؟

در دنیای امروز، مدیریت کردن منابع انسانی یکی از چالش‌­های اصلی تمامی مدیران و شرکت‌­های متوسط و بزرگ است. راهکارها و نرم‌­افزارهای مختلفی برای حل این چالش‌­ها به بازار آمده‌­اند که یکی از بهترین و موثرترین آنها نرم افزار CRM مایکروسافت است. در این مقاله قصد داریم به 11 کاربرد CRM مایکروسافت در مدیریت منابع انسانی اشاره کنیم؛ در اینصورت می‌­توانید با پیاده­‌سازی اصولی و اجرای این قابلیت‌­ها، یکبار برای همیشه چالش­‌های مدیریت منابع انسانی­‌تان را از بین ببرید.

 برای خرید،دریافت مشاوره یا نسخه دموی آزمایشی می‌­توانید در این صفحه سفارش‌­تان را ثبت کنید یا با شماره 02154591983 تماس بگیرید.

آشنایی با 11 کاربرد CRM مایکروسافت در مدیریت منابع انسانی

Crm شرکت مایکروسافت همواره از نظر کاربران یکی از بهترین crm ها در جهان بوده است که می­‌تواند به همه جنبه‌های کسب­‌وکار شما از جمله منابع انسانی کمک کند. در ادامه لیست 11 کاربرد CRM مایکروسافت در مدیریت منابع انسانی را بیان می­‌کنیم و هرکدام را توضیح می‌دهیم.

• اتوماسیون شدن کارهای تکراری
• ساده سازی فرآیندهای پرسنلی
• تسهیل فرآیند آموزش پرسنل
• ثبت اطلاعات پرسنلی در سیستم
• ایجاد پایگاه اطلاعات مسنجم و یکپارچه
• مدیریت زمان پرسنل
• افزایش رضایت پرسنل
• ارسال یکپارچه اطلاعیه­های سازمانی برای همه پرسنل
• جلوگیری از ورود چندباره اطلاعات
• امکان گزارش­گیری از فعالیت پرسنل
• مدیریت ارزیابی عملکرد پرسنل

برای آشنایی با سایر ویژگی‌­های این نرم افزار می­‌توانید مقاله « 9 ویژگی کلیدی CRM مایکروسافت که کسب‌وکار شما را متحول می‌کند» را مطالعه کنید.

1-      اتوماسیون شدن کارهای تکراری

اولین کاربرد CRM مایکروسافت در مدیریت منابع انسانی، خودکار سازی یا اتوماسیون­ شدن کارهای تکراری در سازمان است. روزانه پرسنل زمان زیادی را صرف انجام کارهای بیهوده و تکراری مانند پرینت فرم­‌ها، ارسال ایمیل یا پیامک مناسبی و خوش آمد گویی به پرسنل، ارسال دستورالعمل‌­ها، ثبت اطلاعات تماس، گزارش­‌های مختلف پرسنلی، وارد کردن داده­‌های پرسنل، فرآیندهای استخدامی، بازنشستگی و … می­‌کنند. 

این اقدامات مهم هستند اما زمان زیادی را از پرسنل شما می‌­گیرند. از طرفی بسیاری از آنها ثابت هستند و نیاز به خلاقیت یا اقدام خاصی ندارند؛ در نتیجه بهتر است از crm برای این کارها استفاده کنید تا علاوه بر افزایش سرعت انجام، خطاهای احتمالی را نیز کاهش دهید. کافیست یکبار فرآیندهای مربوط به هر کار و گردش­‌کار مدنظرتان را ثبت کنید تا بعد از پیاده‌­سازی آنها توسط کارشناس، کارها سیستمی انجام شود.

2-      ساده سازی فرآیندهای پرسنلی

دومین کاربرد CRM مایکروسافت در مدیریت منابع انسانی، ساده سازی فرآیندهای پرسنلی است. فرآیندهایی مانند استخدام یا خروج نیروها، ارتقا کارکنان، محاسبه حقوق و دستمزد، گزارش گیری از ورود و خروج یا مرخصی و غیبت‌­ها، تغییر وضعیت پرسنل و … بسیار وقت­‌گیر و مهم­ هستند. از طرفی این فرآیندها نباید خطایی داشته باشند؛ در نتیجه انرژی زیادی از پرسنل شما می‌­گیرد.

برای جلوگیری از این مشکلات و تسریع کارها می‌­توانید از ماژول (افزونه) منابع انسانی در crm کمک بگیرید. در اینصورت با تعریف فرآیندهای مختلف برای هر بخش می­‌توانید با چند کلیک اقدامات بالا را انجام دهید.

3-      تسهیل فرآیند آموزش پرسنل

یکی از وقت­‌گیرترین کارها پس از استخدام نیرو، آموزش روال کاری و فرآیندها به نیروی جدید است. برای اینکه بتوانید این زمان را بهینه و کمتر کنید می­‌توانید از قابلیت داکیومنت ­سازی یا درخت دانش در crm مایکروسافت استفاده کنید.

کافیست یکبار تمامی آموزش‌­های مربوط به نیروی جدید را به صورت متنی یا ویدئویی گردآوری کنید. سپس آنها را در قسمت مربوطه قرار دهید و از پرسنل جدید بخواهید آنها را مطالعه و اجرا کند.

4-      ثبت اطلاعات پرسنلی در سیستم

از مهم‌­ترین و محرمانه‌­ترین اطلاعات در هر سازمان، اطلاعات پرسنلی است. در اکثر سازمان­‌ها، این اطلاعات به صورت فیزیکی بایگانی می­‌شود و در صورت نیاز به افراد مرتبط تحویل داده می‌­شود. اما این روش بسیار وقت گیر است و فضای زیادی نیاز دارد. از طرفی دسترسی به این اطلاعات برای مدیران ارشد ساده نیست و حتی گاهی بسیار زمان­بر است.

برای رفع این مشکلات بهتر است از قابلیت ثبت اطلاعات پرسنل در crm استفاده کنید. در اینصورت دیگر نیازی به بایگانی اطلاعات و فرم­‌های فیزیکی نیست و حتی می‌­توانید در هر لحظه از آنها گزارش­ بگیرید.  

5-      ایجاد پایگاه اطلاعات مسنجم و یکپارچه

پنجمین کاربرد CRM مایکروسافت در مدیریت منابع انسانی، ایجاد یک پایگاه منسجم برای اطلاعات مختلف است. در اینصورت می‌­توانید همه اطلاعات موردنیاز پرسنل را در یک محل جمع­آوری کنید و دیگر نیازی به پیگیری­ از افراد مختلف نیست. این مورد از درگیری­‌های احتمالی و مشاجره بین کارکنان و عدم همکاری واحدهای مختلف سازمانی جلوگیری می‌کند.

6-      مدیریت زمان پرسنل

CRM مایکروسافت به شما کمک می کند تا کنترل بیشتری روی زمان پرسنل خود داشته باشید. در اینصورت می‌­توانید از زمان پرسنل موثرتر و برای کارهای مهم‌­تر استفاده کنید. برای مثال:

• می‌­توانید وظایف مختلف را به پرسنل خود ارجاع داده و با توجه به فعالیت‌­های قبلی آنها، مهلت­ انجام کار را تعیین کنید.
• می­‌توانید برای فعالیت­‌های مختلف به شکل سیستمی زمان دهید و با گزارش­‌گیری از نرم­‌افزار، تعداد و کارهایی که با تاخیر انجام شده را شناسایی کنید.
• پرسنل شما می‌­توانند زمان صرف شده برای هر فعالیت را ثبت کنند و شما می‌­توانید به صورت روزانه یا هفتگی، گزارشی از عملکرد آنها مشاهده کنید.
• می‌­توانید درخواست­های مرخصی پرسنل خود را به صورت آنلاین دریافت کنید. سپس با توجه به تعداد مرخصی­‌های قبلی و تقویم کاری خود آنها را تایید یا لغو کنید.  
• به کمک crm می­‌توانید گزارش­های مختلفی از وضعیت پرسنل بگیرید و با تجزیه و تحلیل آنها، نحوه بکارگیری پرسنل و فعالیت‌­ها را مشخص کنید تا بهره‌­وری آنها را به حداکثر برسانید.

ماژول منابع انسانی یکی از مهم‌­ترین قسمت‌­ها در نرم افزار erp مایکروسافت هم هست و قابلیت یکپارچه سازی با crm را دارد.

7-      افزایش رضایت پرسنل

هفتمین کاربرد CRM مایکروسافت در مدیریت منابع انسانی، افزایش رضایت پرسنل از سازمان است. هرچقدر  رضایت پرسنل از شما و سازمان‌­تان بیشتر باشد احتمال ماندگاری و همکاری طولانی مدت با پرسنل افزایش می‌­یابد. در ادامه برخی از ویژگی­‌های سی ار ام مایکروسافت که باعث افزایش رضایت پرسنل می‌­شود را بررسی می­‌کنیم.

• بهبود ارتباطات و همکاری:

Crm یک پلتفرم یکپارچه است که به همه کارکنان شما امکان استفاده از اطلاعات و ابزارهای مورد نیاز خود برای انجام کارشان می­‌دهد. این مسئله در بهبود ارتباطات و همکاری بین بخش‎‌­های مختلف سازمان بسیار تاثیرگذار است.

• توانمندسازی کارکنان:

crm به کارکنان شما ابزارهایی برای انجام کارها به طور مستقل و کارآمد را ارائه می­‌دهد. این موضوع باعث افزایش انگیزه و تعهد کارکنان می‌­شود. از طرفی با به اشتراک گذاری منابع آموزش مختلف و برنامه‌­ریزی کردن آموزش‌­های پرسنل، آنها هر روز توانمندتر شده و انگیزه همکاری­‌شان با سازمان بیشتر می­‌شود.

• شناسایی و قدردانی از عملکرد پرسنل:

از طریق crm مایکروسافت می­‌توانید به صورت دوره‌­ای عملکرد کارکنان خود را ارزیابی و تجزیه و تحلیل کنید و به آنها برای دستاوردهایشان پاداش دهید. این اقدام می‌­تواند در افزایش رضایت و تعهد پرسنل بسیار تاثیرگذار باشد.

8-      مدیریت ارزیابی عملکرد پرسنل

 به کمک ابزارهای قدرتمندی که CRM مایکروسافت در اختیار شما قرار می­‌دهد، می‌­توانید عملکرد پرسنل­تان را ارزیابی کنید. در اینصورت می‌­توانید به رشد و توسعه آنها کمک کنید. برخی از ویژگی‌­های کلیدی این نرم افزار در حوزه ارزیابی عملکرد پرسنل عبارتند از:

• تعریف اهداف و معیارهای عملکرد:

برای هر یک از کارکنان خود اهداف و معیارهای عملکردی مشخص تعیین کنید. این شاخص ها را به آنها اطلاع دهید و به صورت دوره­ای این معیارها را ارزیابی کنید.

• ارزیابی عملکرد:

می­‌توانید بر اساس شاخص‌های تعیین شده (برای مثال میزان فروش) به طور منظم عملکرد کارکنان خود را بررسی کرده و نقاط قوت و ضعف آنها را شناسایی کنید. همچنین می­‌توانید برای افزایش توانمند سازی آنها دوره‌­های آموزشی مناسبی را برای آنها در نظر بگیرید. سپس برای پرسنلی که عملکرد بهتری داشته‌­اند، پاداش در نظر بگیرید.

• ارائه بازخورد:

بهتر است پس از ارزیابی­‌های دوره‌­ای به کارکنان خود بازخورد سازنده و مفیدی ارائه دهید که عملکرد آنها را بهبود دهد .

9-      ارسال یکپارچه اطلاعیه­‌های سازمانی برای همه پرسنل

نهمین کاربرد CRM مایکروسافت در مدیریت منابع انسانی، ارسال یکپارچه اطلاعات و پیام‌­های سازمانی است. این پیام‌­ها قبل از این باید به شکل دستی و توسط افرادی خاص انجام می­‌شد؛ اما بعد از راه‌­اندازی crm مایکروسافت می‌توانید به کمک این نرم‌­افزار پیام‌­ها، اطلاعیه‌­ها، دستورالعمل­‌ها و … را برای سایر کارکنان ارسال کنید.  

نحوه انجام کار به این شکل است که پیام­‌های لازم در سیستم یکبار وارد و زمان مشخص برای ارسال آنها تعیین می­‌شود. سپس به شکل سیستمی این پیام­‌ها در زمان مدنظر شما برای پرسنل مختلف ارسال می‌­شود.

10- جلوگیری از ورود چندباره اطلاعات

یکی از پرتکرارترین خطاهای انسانی در همه شرکت­‌ها، ورود چندباره یا تکراری اطلاعات مشتریان، پرسنل، محصولات و … است. به کمک crm مایکروسافت می‌­توانید از بروز این خطاها جلوگیری کنید.

کافیست ابتدا نام یا یکی از مشخصات ثابت آن فیلد مانند شماره محصول یا … را در قسمت جستجو نرم‌­افزار وارد کنید تا همه رکوردهای مربوط به آن به نمایش درآید. اگر اطلاعات روی سیستم وجود نداشت باید آن را وارد کنید؛ در غیر اینصورت کافیست رکورد مربوطه را باز و اطلاعات اضافه خودتان را به آن بیافزایید.

11- امکان گزارش­گیری از فعالیت پرسنل

آخرین کاربرد CRM مایکروسافت در مدیریت منابع انسانی، امکان گزارش­گیری از فعالیت­‌های تکمیل شده توسط پرسنل مختلف است. این ویژگی برای مدیران سازمان بسیار اهمیت دارد؛ زیرا به کمک این ویژگی می­‌توانید تعداد وظایف انجام شده در واحدها یا پرسنل مختلف را به لحظه گزارش بگیرید و با ارزیابی آنها زمان پرسنل خود را مدیریت کنید. همچنین می­‌توانید ببینید بیشتر پرسنل شما در روز مشغول چه کارهایی هستند تا بتوانید وظایف آنها را مدیریت کرده و تمرکز را بیشتر روی فعالیت‌­های تخصصی بگذارید.

آنچه درباره کاربرد CRM مایکروسافت در مدیریت منابع انسانی آموختیم

در این مقاله با 11 کاربرد CRM مایکروسافت در مدیریت منابع انسانی آشنا شدیم. از همه این امکانات می‌­توانید بعد از خرید نرم افزار CRM مایکروسافت و ماژول منابع انسانی استفاده کنید. البته ماژول منابع انسانی یکی از مهم‌­ترین قسمت‌­ها در نرم افزار erp مایکروسافت نیز هست و قابلیت یکپارچه سازی با crm را دارد.

برای اطلاعات بیشتر درباره این ماژول و مشاوره درباره خرید این نرم­افزارها می­‌توانید در این صفحه سفارش­‌تان را ثبت کنید یا با شماره 02154591983 تماس بگیرید. کارشناسان ما از شنبه تا چهارشنبه از ساعت 8:30 الی 17:30 پاسخگوی شما هستند.