ایجاد تماس پیگیری اتوماتیک در Microsoft Dynamics CRM

برخی از تماس‌ها نیاز به پیگیری دوباره دارند و ایجاد تماس تلفنی جدید پیگیری، در اکثر موارد برای کاربران زمان‌بر است و یا ممکن است فراموش شود؛ بنابراین در این مقاله سعی کرده‌ایم یک راه حل ساده و بهینه در crm مایکروسافت برای این موضوع که بر پایه بهترین تجربیات (Best Practice) است ارائه دهیم.

ایده ما برای این فرآیند، داشتن یک راه سریع برای ساختن تماس پیگیری بعدی است. در قدم اول برای انجام این کار لازم است یکی از دو فیلد زیر و یا هر دوی آن‌ها را مطابق با نیاز سازمانتان ایجاد کنید:

Follow up date ( تاریخ پیگیری بعدی): از نوع فیلد Date And Time  است که برای کاربر با انتخاب تاریخ مورد نظر، تماس پیگیری ایجاد می‌شود.

Follow up in ( انتخاب بازه برای پیگیری): فیلدی از نوع Option Set است که کاربر می‌تواند با انتخاب از بین گزینه‌های موجود (برای مثال هفته آینده) تاریخ بعدی پیگیری خود را مشخص کند.

پس از انجام مرحله قبل، نیاز به ساختن یک گردش کار، برای ایجاد خودکار تماس پیگیری داریم:

1- گردش کار بر روی موجودیت Phone Call ایجاد می‌شود.

2- با تغییر وضعیت تماس تلفنی، گردش کار شروع به کار می‌کند.

3- مراحل زیر را در گردش کار ایجاد می‌کنیم:

3-1) در ابتدا وضعیت تماس تلفنی چک می‌شود که در حالت تکمیل شده قرار داشته باشد.

3-2) اگر فیلد Follow up date شامل داده باشد، یک تماس تلفنی با Due Date برابر با Follow up date ساخته می‌شود.

3-3) در صورت انتخاب کاربر از بین گزینه‌های فیلد Follow up in، باید برای تمامی گزینه‌های موجود، شرط تعریف شود.

برای مثال اگر یکی از گزینه‌های موجود در فیلد Follow up in، یک هفته آینده باشد، باید پس از بررسی شرط شامل داده بودن این فیلد، رکورد تماس تلفنی با مشخصات زیر ساخته شود:

4- همین کار را برای گزینه‌های دیگر نیز تکرار می‌کنیم.

به این ترتیب تماس‌های ساخته شده به صورت اتوماتیک، در تاریخ پیگیری بعدی مشخص شده و برروی میز کار CRM قابل مشاهده و پیگیری است؛ با انجام همین مراحل ساده، از فراموش شدن پیگیری‌ها در سازمان به راحتی جلوگیری کنید.

منبع:

crmadminassist.com