برای هر کسب‌وکاری که به دنبال موفقیت و فعالیت مستمر در دنیای تجارت الکترونیک است، استفاده از ایمیل سازمانی دیگر یک انتخاب نیست، بلکه یک نیاز اساسی و ضرووری است. ایمیل سازمانی، چیزی فراتر از یک آدرس ایمیل ساده است. در واقع این آدرس، ویترین مجازی کسب‌وکار شماست که هویت حرفه‌ای و تخصصی شما را به نمایش می‌گذارد.
پس برای اینکه هویت سازمانی معتبری داشته باشید، بهتر است با استفاده از دامنه اختصاصی کسب‌وکارتان، ایمیل سازمانی را جایگزین همیشگی ایمیلهای عمومی مثل Gmail یا Yahoo کنید. با ما همراه باشید تا به‌طور کامل ایمیل سازمانی، ویژگی‌های آن و تفاوت ایمیل سازمانی با ایمیل عمومی را شرح دهیم. چنانچه قصد دارید کسب‌وکار خود را در بستر شبکه‌ای یکپارچه مدیریت کنید، می‌توانید برای نصب و راه‌اندازی شبکه با 0218363 تماس بگیرید.
فهرست محتوا
ایمیل سازمانی چیست ؟
ایمیل سازمانی، همانند یک کارت ویزیت الکترونیکی عمل می‌کند و هویت حرفه‌ای و رسمی یک شرکت را به نمایش می‌گذارد. به همین علت با ایمیلهای شخصی و عمومی مانند Gmail یا Yahoo تفاوت دارد. ایمیلهای سازمانی مانند info@domain.com برای وبسایت کسب‌وکار و name@Falnic.com برای پرسنل، از دامنه اختصاصی شرکت ساخته می‌شوند. ایجاد چنین ایمیلی نه تنها به کسب‌وکار شما ظاهری حرفه‌ای‌تر می‌بخشد، بلکه باعث می‌شود تا در ذهن مشتریان و شرکا، به عنوان یک سازمان معتبر و قابل اعتماد شناخته و ثبت شوید. ایمیلهای سازمانی به‌طور معمول برای ارتباطات رسمی و حرفه‌ای بین شرکت‌ها و افراد استفاده می‌شوند و ابزاری کارآمد برای تقویت و ترویج برند و ایجاد ارتباطات موثر در دنیای تجارت به شمار می‌آیند.
اگر برای استفاده از ایمیل سازمانی به اطلاعات بیشتری در مورد میل سرور نیاز دارید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله ایمیل سرور چیست را بخوانید.
5 ویژگی کلیدی ایمیل سازمانی
ایمیل تجاری دارای ویژگی‌هایی است که آن را از ایمیلهای معمولی متمایز می‌کند. همراه ما باشید تا نگاهی به ویژگی‌های اصلی ایمیل سازمانی بیندازیم.
1. نام دامنه حرفه‌ای
کسب‌وکارها می‌توانند از دامنه شرکت برای تقویت و ترویج برند خود استفاده کنند؛ این کار نوعی برندسازی است که به‌طور قابل توجهی هویت برند شما را در ذهن مشتریان ماندگارتر می‌کند.
2. تقویت امنیت اطلاعات
در دنیای امروز که اطلاعات حساس به طور مداوم در حال تبادل است، ایمیلهای سازمانی دارای ویژگی‌های امنیتی پیشرفته‌ای مانند رمزنگاری و ابزارهای ضد فیشینگ هستند که امنیت اطلاعات کسب‌وکار شما را تضمین می‌کنند.
3. فضای ذخیره‌سازی بیشتر
برخلاف ایمیلهای رایگان شخصی، ایمیلهای سازمانی به‌طور معمول فضای ذخیره‌سازی بیشتری را در اختیارتان قرار می‌دهند. بنابراین دیگر نگران از دست رفتن ایمیلهای مهم به دلیل پر شدن صندوق ورودی نخواهید بود.
4. یکپارچگی با سایر ابزارها
ایمیلهای سازمانی به‌راحتی با سایر ابزارهای مورد استفاده در کسب‌وکار شما مانند سیستم CRM، سیستم‌های مدیریت پروژه و تقویم‌ها یکپارچه می‌شوند. چیزی که هر کسب‌وکاری برای افزایش بهره‌وری و سهولت فرایند کار به آن احتیاج دارد.
5. قابلیت جستجوی پیشرفته
با استفاده از الگوریتم‌های جستجوی پیشرفته، پیدا کردن ایمیلهای مورد نظر در میان حجم بالای ایمیل‌ها بسیار ساده‌تر انجام می‌شود.
چرا باید از ایمیل های سازمانی استفاده کنیم؟
ایمیلهای سازمانی به‌دلیل امکانات و امنیت بیشتر، نسبت به ایمیلهای شخصی، بهره‌وری و ارتباطات سازمانی را ارتقا می‌دهند. در ادامه مهم‌ترین کاربردهای ایمیل سازمانی را عنوان می‌کنیم:
برقراری ارتباط حرفه‌ای با مشتریان و همکاران
ایمیل سازمانی با دامنه اختصاصی به شما کمک می‌کند تا در ارتباطات خارجی، تصویر حرفه‌ای‌تر و قابل‌اعتمادتری از شرکت به نمایش بگذارید.
مدیریت و هماهنگی پروژه‌ها
ایمیلهای سازمانی به علت داشتن قابلیت‌های یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و تقویم‌های گروهی برای هماهنگی جلسات و برنامه‌های سازمانی، پیگیری‌ها و مدیریت اطلاعات در گردش بسیار کاربردی است.
ارسال و دریافت فایل‌های مهم
با ایمیل سازمانی می‌توانید فایل‌های مهم و محرمانه را با اطمینان بیشتری ارسال و دریافت کنید، زیرا امنیت ایمیلهای سازمانی بالاتر از ایمیلهای عمومی است.
افزایش بهره‌وری تیمی با ابزارهای مشارکتی
ایمیلهای سازمانی اغلب شامل ابزارهای جانبی مانند تقویم‌های مشترک، گروه‌های کاری و صندوق ورودی‌های تیمی هستند که امکان همکاری مؤثرتری را بین کارکنان فراهم می‌کنند.
کنترل و نظارت بر دسترسی و اطلاعات
یکی از مزایای اصلی ایمیل سازمانی، امکان مدیریت و کنترل دسترسی کاربران است. مدیران می‌توانند دسترسی کاربران به اطلاعات حساس را محدود و در صورت نیاز، فعالیت‌ها را بررسی و نظارت کنند.
پشتیبانی از مشتری و خدمات پس از فروش
ایمیلهای سازمانی به‌ویژه برای بخش پشتیبانی و خدمات مشتری مفیدند. آن‌ها این امکان را فراهم می‌کنند تا مشتریان با استفاده از یک آدرس ایمیل مشخص، به تیم پشتیبانی دسترسی داشته باشند و درخواست‌های خود را پیگیری کنند.
بازاریابی و اطلاع‌رسانی
ایمیل سازمانی یک ابزار مؤثر برای ارسال خبرنامه‌ها، اطلاعات مربوط به محصولات جدید و به‌روزرسانی‌ها به مشتریان است و می‌تواند به تقویت ارتباط با مشتریان و ترویج و تقویت برند کمک کند.
ارتباطات داخلی و اطلاع‌رسانی‌ها
ایمیل سازمانی به‌عنوان یک ابزار ارتباطی داخلی برای اطلاع‌رسانی‌های مهم، تغییرات در دستورالعمل‌ها و به‌روزرسانی‌های مرتبط با کارمندان استفاده می‌شود.
مقایسه ایمیل سازمانی با ایمیلهای شخصی
برای اینکه درک بهتری از تفاوت‌های میان ایمیلهای سازمانی و شخصی داشته باشید، در جدولی به مقایسه کامل این دو دسته از ایمیل‌ها می‌پردازیم.
| پارامتر | ایمیل سازمانی | ایمیل عمومی/عادی |
| شخصی‌سازی دامنه | دامنه اختصاصی با نام وبسایت شرکت؛@yourcompany.com | استفاده از دامنه عمومی؛@gmail.com / @yahoo.com |
| انعطاف‌پذیری | طراحی شده برای پاسخگویی به نیازهای متغیر کسب‌وکار مانند افزایش فضای ذخیره یا افزودن آدرس‌ها | ویژگی‌های ثابت و انعطاف‌پذیری محدود |
| یکپارچگی سفارشی | قابلیت یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای اختصاصی کسب‌وکار ایجاد محیط کاری دیجیتال یکپارچه | یکپارچگی با پلتفرم‌های محبوب اما بدون قابلیت سفارشی‌سازی |
| مجموعه همکاری | ارائه ابزارهایی مانند تقویم مشترک، صندوق ورودی تیمی و زمان‌بندی جلسات برای تسهیل همکاری تیمی | شخصی و فرد محوری بیشتر ابزارها |
| تحلیل‌های پیشرفته | ارائه اطلاعات درباره نرخ باز شدن ایمیل‌ها، زمان پاسخ و موارد دیگر برای کمک به تدوین استراتژی سازمان | تحلیل‌های ابتدایی یا بدون تحلیل |
| بازیابی اطلاعات | حفظ ارتباطات حیاتی سازمان با استفاده از امکانات پیشرفته پشتیبان‌گیری و بازیابی | قابلیت‌های پایه‌ای برای بازیابی؛ احتمال از دست رفتن اطلاعات |
| کنترل دسترسی | تنظیمات مدیریتی دقیق برای تعریف سطوح دسترسی تضمین حریم خصوصی و امنیت داده | تنظیمات پایه حساب کاربری با کنترل‌های دسترسی محدود |
| آموزش و راه‌اندازی | نیازمند منابع آموزشی برای شروع کار و استفاده بهینه از سرویس توسط اعضا | عدم نیاز به منابع آموزش خاص در صورت لزوم منابع آموزشی عمومی کافی است. |
| تضمین SLA و آپ‌تایم | وجود توافق‌نامه سطح خدمات (SLA) برای تضمین آپ‌تایم و پایداری | بدون تضمین آپ‌تایم یا توافق‌نامه سطح خدمات |
| صرفه‌جویی در هزینه | مقرون‌به‌صرفه بودن در طولانی‌مدت به‌واسطه خدمات بسته‌ای و قیمت‌گذاری مبتنی بر حجم | ممکن است به خدمات اضافی شخص ثالث برای تکمیل عملکردها یا قابلیت‌ها نیاز پیدا کنید که در حالت پیش فرض وجود ندارد. |
چرا ایمیل سازمانی برای برند کسب‌وکار اهمیت دارد؟
تصور کنید به مشتری یا شرکای خود از طریق یک ایمیل عمومی، مثل «General123@gmail.com»، پیام دهید. این روش، به‌طور ناخواسته حس غیرحرفه‌ای بودن را منتقل می‌کند یا حتی ممکن است به‌عنوان اسپم علامت‌گذاری شود. اگرچه این تفاوت‌ها شاید جزئی به‌نظر برسند، اما تأثیر ایمیل تجاری قابل توجه است. در اینجا نگاهی دقیق‌تر به دلایل اهمیت ایمیل تجاری می‌اندازیم تا از این طریق بتوانید هویت برند شرکت خود را تقویت کنید.
حرفه‌ای دیده شوید
- اهمیت اولین ایمپرشن: پیش از مطالعه محتوای ایمیل، اولین چیزی که دریافت‌کنندگان متوجه آن می‌شوند، آدرس ایمیل شما است. یک ایمیل تجاری مانند «name@falnic.com» بلافاصله حس حرفه‌ای بودن و جدیت شما را در کسب‌وکار نشان می‌دهد.
- هماهنگی با برند: ایمیل تجاری با برند شرکت شما هم‌سو است. هر ارتباطی که از طریق این ایمیل ارسال می‌شود، هویت برند شما را تقویت می‌کند و باعث می‌شود مشتریان و همکاران به‌راحتی کسب‌وکار شما را به یاد بیاورند.
اعتماد مشتریان را جلب کنید
- اعتماد در مکاتبات دیجیتال: اینترنت مملو از کلاهبرداری‌ها و اقدامات فیشینگ است. استفاده از ایمیل سازمانی به‌عنوان نشانه‌ای از اصالت و اطمینان به گیرنده‌ها اطمینان خاطر می‌دهد که آدرس ایمیل از یک منبع معتبر ارسال شده‌است.
- افزایش نرخ تحویل: ایمیل‌هایی که از دامنه‌های شناخته شده ارسال می‌شوند، احتمال بیشتری دارد که به جای پوشه اسپم، مستقیماً به صندوق ورودی گیرنده برسند.
بهره‌وری و کارایی سازمان را افزایش دهید
- ساده‌سازی فرایندها: ایمیلهای تجاری اغلب شامل ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند امکان یکپارچه‌سازی با تقویم، زمان‌بندی خودکار و ابزارهای مدیریت وظایف هستند که می‌توانند بهره‌وری در محیط کار را به‌طور قابل‌توجهی افزایش دهند.
- قابلیت یکپارچگی: ایمیل تجاری به‌راحتی می‌تواند با ابزارهای مختلف کسب‌وکار از سیستم‌های CRM تا پلتفرم‌های مدیریت پروژه، ادغام شود و فضای کاری اشتراکی و کارآمدتری در اختیار اعضای یک سازمان بگذارد.
- نیروی کار مؤثر: بهره‌مندی از ایمیل سازمانی می‌تواند به‌طور قابل‌ملاحظه‌ای بهره‌وری تیم‌ها را افزایش دهد. ابزارهایی مانند تقویم‌های مشترک، صندوق‌های ورودی اولویت‌دار و برچسب‌گذاری هوشمند به اعضای یک شرکت کمک می‌کند تا وظایف خود را بهتر مدیریت کنند، اولویت‌ها را بشناسند و همکاری مؤثرتری داشته باشند.
امنیت گردش اطلاعات سازمان را تضمین کنید
- حفاظت از اطلاعات: فراتر از ویژگی‌های امنیتی پایه در ایمیلهای عمومی، ایمیل سازمانی، امکانات حفاظتی پیشرفته‌تری مانند رمزگذاری «End-to-end encryption» و سیستم‌های تشخیص نفوذ را در اختیار سازمان قرار می‌دهد.
- کنترل دسترسی: ایمیلهای سازمانی امکانات مدیریتی جامعی برای کنترل و نظارت فراهم می‌آورند. به این ترتیب، دسترسی‌ها می‌توانند محدود و نظارت شوند تا داده‌های حساس تنها در دسترس افراد مجاز قرار گیرد.
نحوه ساخت ایمیل سازمانی
راه‌های مختلفی برای ایجاد ایمیل سازمانی وجود دارد. می‌توانید از ارائه‌دهندگان خدمات ایمیل مانند Google Workspace یا Microsoft Outlook استفاده کنید یا از سایر سرویس‌های میزبانی ایمیل بهره‌مند شوید. از آنجایی که دو سرویس‌دهنده نام برده جز محبوب‌ترین پلتفرم‌های ارائه‌دهنده ایمیل سازمانی در جهان هستند و بسیاری از سازمان‌های داخل ایران نیز از آن‌ها استفاده می‌کنند، مراحل ایجاد ایمیل سازمانی در این دو پلتفرم را به‌شکلی ساده توضیح می‌دهیم.
ساخت ایمیل سازمانی با Microsoft Outlook
- Outlook را باز کنید.
- به منوی File بروید و گزینه Add Account را انتخاب کنید.
- آدرس ایمیل سازمانی خود را وارد کنید.
- گزینه Advanced options را انتخاب کنید و تیک Let me set up my account manually را بزنید.
- رویConnect کلیک کنید.
- گزینه POP را انتخاب کنید.
- در صفحه تنظیمات حساب، تنظیمات POP و SMTP خود را وارد کنید:
- سرور ورودی : برای مثال office365.microsoft.com
- پورت: 995
- رمزگذاری: SSL
- سرور خروجی: برای مثال outlook.microsoft.com
- پورت: 465
- رمزگذاری: SSL
نکته: ممکن است Outlook این تنظیمات را به‌طور پیش‌فرض با اطلاعات نادرست پر کند. اگر این‌گونه بود، تنظیمات پیش‌فرض را با اطلاعات بالا جایگزین کنید.
- روی Next کلیک کنید.
- رمز عبور اپلیکیشن خود را وارد کنید.
- در نهایت، روی Connect کلیک کنید.
ساخت ایمیل سازمانی باGoogle Workspace
- به سایت workspace.google.com بروید و روی گزینه «Get started» کلیک کنید.
- اطلاعات تماس خود، مانند نام کسب‌وکار، تعداد کارمندان و کشور را وارد کنید.
- مشخص کنید آیا دامنه‌ای مانند yourbusiness.com دارید یا خیر
- اگر چنین دامنه‌ای دارید، از شما خواسته می‌شود آن را متصل کنید؛ اگر ندارید، می‌توانید به جستجوی دامنه بپردازید و یک دامنه خریداری کنید.
- اطلاعات مربوط به کسب‌وکارتان، مانند آدرس را وارد کنید.
- نام کاربری و رمز عبور مورد نظر خود را انتخاب کنید.
- یک طرح اشتراک انتخاب کرده و فرآیند خرید را تکمیل کنید.
معرفی 5 سرویس‌دهنده برتر ایمیل سازمانی
با توجه اطلاعات سایت معتبر Forbes، پنج ارائه‌دهنده برتر ایمیل سازمانی عبارتند از: : DreamHost، Fastmail، Microsoft 365، GoogleWorkpace، Zoho Mail
استفاده از ایمیل سازمانی چه معایبی دارد؟
ابتدا باید بگوییم استفاده از ایمیل سازمانی و به‌طور کلی ارتباطات ایمیلی در دنیای کسب‌وکار امری اجتناب‌ناپذیر است اما به هر حال مانند هر ابزار و فناوری دیگری می‌تواند معایبی نیز داشته باشد که در اینجا به آن‌ها اشاره می‌کنیم؛
هزینه‌بر بودن
ایمیلهای سازمانی دارای هزینه‌های بیشتری نسبت به ایمیلهای رایگان عمومی هستند.
نیاز به مدیریت و پشتیبانی
برای حفظ امنیت و به‌روزرسانی‌ها به مدیریت فنی و پشتیبانی نیاز دارند.
احتمال افزایش پیچیدگی‌ها
ویژگی‌های پیشرفته ممکن است برای برخی کارکنان پیچیده یا گیج‌کننده باشد و به آموزش نیاز داشته باشند.
احتمال سوءاستفاده کارمندان
پرسنل یک شرکت می‌توانند، به عمد یا به‌صورت تصادفی، به اطلاعات حساس دسترسی پیدا کنند یا آن‌ها را فاش کنند. ایمیلهای سازمانی نیاز به کنترل‌های امنیتی قوی دارند تا دسترسی به اطلاعات محرمانه محدود شود.
هرزنامه (اسپم)
ایمیلهای سازمانی ممکن است هدف هرزنامه‌ها و پیام‌های ناخواسته قرار بگیرند. این موضوع نه‌تنها باعث پر شدن صندوق ورودی کارکنان می‌شود، بلکه ممکن است منجر به کاهش بهره‌وری و افزایش خطرات امنیتی شود.
ویروس و بدافزار
ایمیل‌ها یکی از مسیرهای رایج برای ورود ویروس‌ها و بدافزارها به سیستم‌های سازمانی هستند. با باز کردن پیوست‌های ناشناس یا کلیک روی لینک‌های مخرب، شبکه سازمانی ممکن است در معرض آسیب جدی قرار گیرد. به همین دلیل، ایمیلهای سازمانی نیازمند سیستم‌های امنیتی و آنتی‌ویروس قدرتمند هستند.
5 توصیه کاربردی برای استفاده بهتر از ایمیل سازمانی
برای اینکه از ایمیل سازمانی کسب‌وکار خود حداکثر استفاده را ببرید، نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- حفظ لحن حرفه‌ای: همیشه متن ایمیل را محترمانه بنویسید و از به‌کار بردن زبان عامیانه یا بیش‌ازحد غیررسمی خودداری کنید.
- استفاده از ابزارهای دسته‌بندی: از ابزارهای دسته‌بندی به‌منظور سازمان‌دهی و منظم نگه‌داشتن صندوق ورودی استفاده کنید.
- امنیت گذرواژه‌ها: گذرواژه‌های قوی برای ایمیل سازمانی خود انتخاب کنید. همچنین در صورت امکان بهتر است احراز هویت دو مرحله‌ای را فعال کنید.
- به‌روزرسانی گذرواژه‌ها: به‌صورت دوره‌ای گذرواژه خود را تغییر دهید تا امنیت حساب حفظ شود.
- به‌روزرسانی نرم‌افزار: با توجه اینکه جریان تکنولوژی توقف‌ناپذیر است، نرم‌افزار ایمیل خود را به‌روز نگه دارید تا از جدیدترین ویژگی‌ها و به‌روزرسانی‌های امنیتی بهره‌مند شوید.
اهمیت و ضرورت ایمیل سازمانی در یک نگاه
ایمیل سازمانی یکی از مهم‌ترین ابزارهای حرفه‌ای برای کسب‌وکارهاست که با ایجاد هویت منحصربه‌فرد برای یک سازمان، اعتبار برند آن را تقویت می‌کند. در دنیای تجارت الکترونیک، استفاده از ایمیل با دامنه اختصاصی سازمان، اولین گام برای اثبات حرفه‌ای بودن و جلب اعتماد مخاطبان است. این نوع ایمیل‌ها با قابلیت‌هایی چون امنیت پیشرفته، امکان یکپارچه‌سازی با ابزارهای کاربردی و امکانات مدیریتی به کسب‌وکارها این اختیار را می‌دهد تا تعاملات تجاری و حرفه‌ای خود را به‌صورت کارآمد و ایمن پیش ببرند.
همچنین، ایمیلهای سازمانی به دلیل امکاناتی مانند کنترل دسترسی و تحلیل‌های پیشرفته، در بهبود بهره‌وری و مدیریت بهتر زمان نیز نقشی کلیدی دارند. استفاده از ایمیل سازمانی نه تنها امنیت و اعتبار برند را تضمین می‌کند، بلکه به ساده‌سازی فرایندهای کاری و افزایش بهره‌وری تیم نیز کمک می‌کند.
