10 راه برای کاهش هزینه‌های چاپ در سازمان‌ها و شرکت‌ها

هزینه‌های چاپ یکی از هزینه‌های ضروری در هر کسب و کاری است. هزینه‌های زیادی برای چاپ می‌پردازید اینطور نیست؟ آیا می‌دانید چقدر بابت چاپ، هزینه پرداخت می‌کنید؟

در زیر به ارائه‌ی 10 روش پرداخته‌ایم که به کمک آن‌ها می‌توانید هزینه‌ی چاپ خود را تا 30 درصد کاهش دهید.

1. پرینترهای شخصی را حذف کنید

هزینه ها را قربانی راحتی نکنید. قطعاٌ، پرینترهای شخصی راحت تر هستند. اما قراردادن پرینتر رومیزی شخصی، روی هر میز باصرفه نیست. و احتمالاٌ هزینه هنگفتی را در مصرف جوهر به شما تحمیل می‌کند.
خود را از شر کسانی که پرینترهای شخصی پر هزینه دارند خلاص کنید و کاربران خود را به استفاده از پرینتر به اشتراک گذاشته شده سوق دهید. با اختیار دادن به کاربران‌تان برای پرینت گرفتن به وسیله هر پرینتری که روی شبکه است راحتی را برای آنها فراهم کنید.

2. بیشتر اسکن کنید.

اسکن کردن به نقطه اوج خود رسیده است. شرکت‌هایی که فرآیند اسکن کردن را ساده، امن و در دسترس کرده‌اند؛ فایل‌های اسکن شده بیشتری دارند. پرینت‌های غیر ضروری را کنار بگذارید و به سمت دنیای دیجیتال بروید.

3. قبل از پرینت فکر کنید

بیشتر کاربران فکر نمی‌کنند که هزینه پرینتشان چقدر می‌شود. پیگیری میزان پرینت و انتشار گزارش هر فرد در شرکت را شروع کنید. به آن‌ها اجازه بدهید که بدانند که چقدر برای پرینت کردن هزینه صرف کرده‌اند. شما ممکن است بعضی افراد را برای کمتر پرینت کردن تشویق کنید. به احتمال زیاد، دانستن اینکه آن ها چقدر اصراف می کنند باعث می شود قبل از پرینت گرفتن فکر کنند.

بیش از 40% صفحات پرینت شده در طول روز کاری در یک دفتر، در پایان روز کاری به دور انداخته می شوند.

4. جلوی پرینت مجدد را بگیرید

اگر یک صف چاپ مجازی داشته باشید که اسناد را تا زمانیکه کاربران آن‌ها را بردارند نگه دارد، کاربران فرصتی دوباره خواهند داشت که اگر سندی را نیاز ندارند پرینت نگیرند و این پرینت گرفتن روی دستگاه به اشتراک گذاشته شده را ساده‌تر می کند. فقط به سمت پرینتر بروید. اسنادی که می‌خواهید پرینت کنید را انتخاب کنید و آن‌هایی که نیاز ندارید را پاک کنید.

5. رنگ را حذف کنید

پرینت رنگی واقعاٌ پرهزینه است. رنگ‌ها بسیار عالی هستند. آن‌ها احساس را به متن شما اضافه می‌کنند. شما می‌توانید با استفاده از تنظیمات چاپ رنگی برای نادیده گرفتن چاپ رنگی در بعضی از برنامه‌های کاربردی مثل ایمیل استفاده کنید، به طور اتوماتیک دستورات چاپ را به پرینتر رنگی که هزینه چاپ کمتری دارد بفرستید یا راهنما را طوری تنظیم کنید که مشخص باشد چه کسی می‌تواند پرینت رنگی بگیرد و چه کسی نمی تواند این کار را انجام دهد. چاپ رنگی برای کسب و کارها حیاتی است اما زیاده روی در آن بودجه سازمان را هدر می‌دهد.

6. تماس های پشتیبانی را کاهش دهید

بدترین کابوس واحد خدمات پشتیبانی، تماس‌ها و ارسال‌های مرتبط با پرینتر است. این تماس‌ها کار را مختل می‌کند و زمان زیادی را به خود اختصاص می‌دهد.

با ایجاد صف پرینت مجازی برای پردازش دستورات چاپ، و ارائه راه امنی به کاربران برای ارسال دستورات چاپ خود به مناسب‌ترین پرینتر، این تماس‌های هزینه بر و مزاحم را حذف کنید. به این ترتیب دیگر هیچ تماس اورژانسی با واحد خدمات گرفته نمی‌شود و کارایی کاربران نیز کاهش نمی‌یابد.

7. عادت به پرینت‌های بی‌فایده را حذف کنید

هر شرکتی با این افراد مواجه است. کارکنانی که فکر می‌کنند نیاز دارند هر ایمیل، بخشی از تحقیقاتی که خوانده‌اند و … را پرینت بگیرند. اما آیا شما می‌دانید که آن ها چه کسانی هستند؟ آیا می‌دانید این پرینت‌ها چه هزینه‌ای برای سازمان دارد؟

وقتی افراد از هزینه چاپ خود آگاه می‌شوند فوراٌ پرینت‌های خود را کاهش می‌دهند. ردیابی پرینت‌ها را شروع کنید و گزارش آن را به هر یک از افراد سازمان بدهید. اجازه بدهید بدانند که چقدر پول صرف پرینت کردن می‌کنند. و هرکدام را به پرینت گرفتن کمتر تشویق کنید. خواهید دید که حجم پرینت‌ها کمتر شده و حاشیه سود بالاتر می‌رود.

8. هرجایی پرینت بگیرید

شما باید در عین حال که هزینه‌های چاپ را کنترل می‌کنید، راحتی را برای کاربران خود فراهم کنید و باید اطمینان پیدا کنید که اسناد محرمانه حفظ می‌شوند.

9. تجهیزات مناسب بگیرید

اگر شما مراحل 1-8 را دنبال کرده باشید، حالا تصمیم گرفته‌اید که خیلی کمتر پرینت بگیرید. اما سوالی که پیش می آید این است که چه پرینتری برای کار شما مناسب است؟

برای تامین کننده تجهیزات پرینت و کپی خود، اطلاعات مربوط به نیازهای پرینت خود را مطرح کنید. تنها روی دستگاه‌هایی که نیاز دارید سرمایه گذاری کنید و خود را از آنچه نیاز ندارید برهانید. بپرسید که آیا یک پرینتر چندکاره می‌تواند جایگزین چندین پرینتر لیزری شود؟ بدانید که آیا می‌توانید نرخ نسبت پرینتر به کارکنان خود را کاهش دهید؟ تجهیزات کمتر به معنی هزینه‌های کمتر و دردسر کمتر برای واحد IT است.

10. بازیابی هزینه‌های چاپ

شما به احتمال زیاد یکی از 94% سازمان‌هایی هستید که از مشتریان خود هزینه فتوکپی را دریافت می‌کنید و یا جزء 65% شرکت‌هایی هستید که برای پرینت‌های قابل پرداخت مشتریانتان هزینه‌ای دریافت نمی‌کنید.

اگر شما برای پرینت‌ها هزینه می گیرید، آیا دقیقاٌ محاسبه می‌کنید که چند درصد از پرینت‌ها قابل پرداخت هستند؟
با ردیابی اینکه چه کسی پرینت گرفته، این پرینت مال کدام مشتری بوده و پرینت از چه برنامه کاربردی دریافت شده، می‌توانید دقیقاٌ برآورد کنید که برای کدام دستور چاپ می‌توانید هزینه بگیرید.

آیا آماده اید؟

این 10 مرحله، شما را برای مدیریت بهتر پرینترهای سازمانتان آماده می کند.
نتایج آن می تواند حیرت آور باشد. تحلیلگران صنعتی برآورد کرده اند که با اندازه گیری و مدیریت پرینت ها به راحتی می توانید تا 30% هزینه های چاپ را کاهش دهید. این پول می تواند صرف سایر پروژه های IT شود و یا اصلاٌ هزینه نشود. مدیریت پرینت فقط درباره کاهش هزینه ها نیست بلکه با بهبود دسترسی به پرینترها، کارایی کارکنان افزایش خواهد یافت. با حذف دستورات چاپی که در سینی پرینترها می ماند، اسناد امن تر و با اشتباه کمتر پرینت گرفته می شوند. و با کمک به پرسنل خود در پرینت گرفتن کمتر، به سازمان خود در سبزتر شدن کمک خواهید کرد.